La fête de quartier et le budget serré
Vous êtes bénévole dans une association de quartier qui organise une fête annuelle réunissant 400 habitants de trois générations. Le budget total est de 2 400 euros. La mairie propose 1 000 euros à condition que l'événement soit « ouvert à tous et gratuit ». Or, un traiteur local demande 1 800 euros pour un repas partagé, et la salle municipale coûte 600 euros à louer. Des habitants âgés ont signalé qu'ils ne peuvent pas rester debout plus d'une heure, et des familles nombreuses demandent un espace pour jeunes enfants. Une commerçante propose de fournir des boissons gratuitement si son nom figure sur les affiches. Deux bénévoles s'opposent : l'un veut tout gratuit, l'autre veut faire payer 5 euros par adulte pour couvrir les coûts.
1. Comment concilier la condition de gratuité imposée par la mairie avec l'équilibre budgétaire ? Proposez une décision argumentée.
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Analyse des contraintes : budget 2 400 € ; subvention 1 000 € conditionnée à la gratuité ; dépenses incompressibles = traiteur 1 800 € + salle 600 € = 2 400 €, soit un dépassement de 1 000 € si l'on garde tout.
Décision : conserver la gratuité pour l'entrée et le repas (condition mairie), mais réduire les coûts :
- Remplacer le traiteur par un repas partagé « auberge espagnole » + une soupe préparée par des bénévoles (économie ~1 500 €).
- Négocier la salle avec la mairie : la subvention peut être affectée à la location, ce qui la rend « en nature » et préserve la gratuité.
- Accepter l'offre de la commerçante (boissons gratuites contre visibilité) : c'est un sponsoring, pas une vente, donc pas de contradiction avec la gratuité.
Pourquoi pas le ticket à 5 € : 5 € × ~250 adultes = 1 250 €, mais cela exclut les familles nombreuses et contredit la clause « ouvert à tous ». Le risque est de perdre les 1 000 € de la mairie, soit un gain net négatif.
Conclusion : la gratuité est maintenue ; l'équilibre passe par la réduction des coûts et le mécénat, non par la billetterie.
2. Comment le choix du lieu et du format répond-il aux besoins des personnes âgées et des familles avec jeunes enfants ?
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Contraintes identifiées : les aînés ne tiennent pas debout plus d'une heure ; les familles ont besoin d'un espace sécurisé pour les petits.
Réponses concrètes :
- Assises : prévoir chaises et tables en nombre suffisant (au moins 1 siège pour 2 personnes), disposées en îlots plutôt qu'en rangées, pour permettre de s'asseoir et de se relever facilement.
- Rythme : programmer les moments debout (discours, animations) en séquences de 20–30 minutes maximum, entrecoupées de pauses assises.
- Espace enfants : délimiter un coin avec tapis, jeux et un bénévole référent, visible depuis les tables des parents.
- Accessibilité : vérifier l'accès de plain-pied ou la présence d'un ascenseur, et des toilettes accessibles.
Justification : un événement « ouvert à tous » ne l'est réellement que si l'aménagement physique et le déroulé temporel tiennent compte des capacités de chacun. C'est un critère d'évaluation de la réussite, pas un détail logistique.