The Complaint Letter That Sounds Wrong
A student writes a 180-word letter of complaint in Vietnamese to a bus company about a 6-hour delay on a route from Đà Nẵng to Huế. His draft contains: 'Tôi rất tức giận vì xe của quý công ty đã trễ 6 tiếng. Tôi yêu cầu quý công ty phải bồi thường cho tôi ngay lập tức. Nếu không tôi sẽ kiện.' His teacher says the facts are fine but the letter 'nghe không được' - it does not sound right for the genre. She asks him to revise it so it is firm but still appropriate for a written complaint to a company, and to add one sentence describing the concrete consequence of the delay for him.
1. Identify the specific features of the draft that make it inappropriate for the genre, quoting the phrases. Distinguish grammatical correctness from register.
Read the worked answer
The draft is grammatically serviceable but register-mismatched:
- 'Tôi rất tức giận' - naming raw emotion ('I am very angry') is confrontational in a formal Vietnamese letter. Formal complaints usually state the facts and the harm, letting the facts carry the indignation ('Tôi rất lấy làm tiếc...', 'Tôi thấy không hài lòng về...').
- 'phải bồi thường ... ngay lập tức' - 'phải' plus 'ngay lập tức' reads as a command, not a request. Formal letters use 'đề nghị quý công ty xem xét bồi thường'.
- 'Nếu không tôi sẽ kiện' - an explicit litigation threat in the first letter is escalatory and, in Vietnamese business-letter convention, premature. A softer formulation leaves room: 'Tôi mong quý công ty sớm có phản hồi để hai bên giải quyết.'
- Missing structural elements of a formal Vietnamese letter: place and date, recipient line, subject line (về việc...), and a closing formula.
Key exam distinction: 'Tôi rất tức giận' is perfectly grammatical - subject, adverb, adjective. The problem is pragmatic: who is addressed, what the writer wants, and what a first letter can reasonably demand. Correctness and appropriateness are separate criteria.
2. Revise the three quoted sentences so they are firm but appropriate, and add the required consequence sentence. Explain each change.
Read the worked answer
Model revision:
- 'Tôi rất tức giận...' → 'Tôi rất lấy làm tiếc phải thông báo rằng chuyến xe của quý công ty đã khởi hành trễ 6 tiếng so với giờ ghi trên vé.' Change: emotion → documented fact plus a polite framing ('lấy làm tiếc'). 'Trễ 6 tiếng so với giờ ghi trên vé' anchors the claim to evidence.
- 'Tôi yêu cầu quý công ty phải bồi thường cho tôi ngay lập tức.' → 'Tôi đề nghị quý công ty xem xét và có phương án bồi thường thỏa đáng cho tôi.' Change: 'yêu cầu/phải/ngay lập tức' → 'đề nghị/xem xét/thỏa đáng'. This is still a demand but framed as a request for review.
- 'Nếu không tôi sẽ kiện.' → 'Tôi mong nhận được phản hồi của quý công ty trong thời gian sớm nhất.' Change: threat → request for response. If escalation is later needed, it can be added in a second letter.
- Consequence sentence (required): 'Vì chuyến xe trễ, tôi đã lỡ chuyến tàu nối tiếp và phải ở lại Huế thêm một đêm, phát sinh chi phí khách sạn.' This converts 'I was inconvenienced' into a concrete, checkable harm - which is what makes a compensation request credible.
Examiner note: the revised letter should still be recognizably a complaint. Over-softening ('Tôi hy vọng quý công ty vui lòng...') loses the request.
3. The teacher also wants the letter to open and close correctly. Supply an appropriate opening and closing for this letter and explain the conventions behind them.
Read the worked answer
Opening (before the body):
- Place and date: 'Đà Nẵng, ngày ... tháng ... năm ...'
- Recipient: 'Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty [tên nhà xe]'
- Subject line: 'Về việc: Chuyến xe Đà Nẵng – Huế ngày ... khởi hành trễ 6 tiếng'
Closing:
- 'Tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty.'
- 'Trân trọng,' followed by name and contact details.
Conventions behind them:
- Vietnamese formal letters conventionally place place and date first, because the letter is a dated record.
- 'Kính gửi' is the standard formal salutation to an organization; 'Thưa' is for a named superior and is more deferential.
- A subject line ('Về việc...') lets the recipient route the complaint and signals that the writer expects a response.
- The closing formula is fixed and short; adding arguments after it is a structural error.
- The writer should keep the same self-reference ('tôi') throughout - switching to 'em' or 'mình' breaks the register.
A good answer should note that these are conventions, not grammar: the same content in a text message to a friend would correctly use none of them.