Der formelle Brief an die Vermieterin
Sie schreiben Ihrer Vermieterin Frau Berger, weil die Heizung in Ihrer Wohnung seit dem 3. November ausgefallen ist. Sie haben bereits zweimal telefonisch reklamiert (am 4. und am 9. November), ohne dass ein Handwerker kam. Die Miete für November haben Sie vollständig überwiesen. Sie möchten eine schriftliche Bestätigung, dass die Reparatur bis zum 20. November erfolgt, andernfalls behalten Sie sich eine Mietminderung vor. Ihr Verhältnis zu Frau Berger war bisher freundlich, und Sie möchten es nicht belasten.
1. Welche Anrede und welche Schlussformel wählen Sie, und warum passen sie zum Register dieses Briefes?
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Anrede: „Sehr geehrte Frau Berger,“ – die förmliche Anrede mit Nachnamen und Komma ist im schriftlichen Verkehr mit Vermietern Standard. Schlussformel: „Mit freundlichen Grüßen“ plus Ihr Name.
Begründung: Das Register ist formell, aber nicht feindselig. „Hallo Frau Berger“ wäre zu locker für ein Dokument, das später als Nachweis dienen könnte. „Hochachtungsvoll“ wirkt heute veraltet und distanziert, fast ironisch in einem Konflikt. „Mit freundlichen Grüßen“ hält die sachliche, kooperative Ebene, die Sie ausdrücklich wahren wollen. Wichtig: Die Anrede wird großgeschrieben und mit Komma abgeschlossen; die Fortsetzung beginnt klein, sofern kein neuer Satz folgt.
2. Entwerfen Sie den Mittelteil des Briefes in höchstens fünf Sätzen, der Fakten, bisherige Schritte und Ihre Forderung enthält.
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Ein sachlicher Mittelteil nennt zuerst den Sachverhalt, dann die bereits unternommenen Schritte, dann die Forderung mit Frist.
Beispiel: „Leider ist die Heizung in meiner Wohnung seit dem 3. November ausgefallen. Ich habe Sie bereits am 4. und am 9. November telefonisch informiert, jedoch ist bis heute kein Handwerker erschienen. Die Novembermiete habe ich vollständig überwiesen. Ich bitte Sie daher, die Reparatur bis zum 20. November durchführen zu lassen und mir dies schriftlich zu bestätigen. Sollte die Reparatur bis dahin nicht erfolgt sein, behalte ich mir eine Mietminderung vor.“
Bewertung: chronologische Reihenfolge, konkrete Daten, keine Vorwürfe, Frist klar genannt, Rechtsfolge nur angedeutet statt gedroht. Der Konjunktiv „behalte ich mir vor“ wahrt den freundlichen Ton.