La convocation qui chevauche l'examen
Vous êtes candidat au concours d'entrée à l'ENSOG de Ouagadougou. Vous avez déposé votre dossier et passé les épreuves écrites. Trois semaines plus tard, vous recevez une convocation pour l'épreuve sportive et l'entretien professionnel, prévus le même jour : course et parcours d'obstacles le matin à 7 h, entretien devant le jury à 14 h. Or, votre employeur vous avait accordé une autorisation d'absence pour la seule journée des écrits, et il vous informe que la journée demandée tombe en pleine période de forte activité ; il exige votre présence sous peine de sanction. Vous habitez à 45 km du centre d'examen et n'avez pas de moyen de transport personnel fiable. Vous disposez de deux jours pour réagir avant la date limite de confirmation de présence.
1. Analysez les options qui s'offrent à vous et leurs conséquences respectives, en tenant compte à la fois de vos obligations professionnelles et de votre projet professionnel.
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Option 1 : Ne pas se présenter à l'épreuve sportive et renoncer au concours. Conséquence : absence de sanction immédiate de l'employeur, mais abandon définitif de la candidature pour cette session. Le coût est irréversible et disproportionné au regard de l'enjeu.
Option 2 : Se présenter sans régulariser la situation avec l'employeur. Conséquence : vous passez les épreuves, mais vous vous exposez à une sanction disciplinaire, voire à un licenciement, et vous entrez dans le concours avec un dossier professionnel fragilisé. Un jury d'entretien peut interroger sur votre loyauté et votre sens des responsabilités.
Option 3 : Régulariser d'abord, puis se présenter. C'est la voie à privilégier. Elle suppose d'aller voir l'employeur sans délai, de fournir la convocation officielle, d'expliquer que l'épreuve est fixée par l'administration et non par vous, et de proposer une compensation (récupération, échange de garde, heure supplémentaire). Une autorisation exceptionnelle est fréquemment accordée pour une convocation officielle, à condition d'être demandée à temps et avec preuve.
Point de méthode : la date limite de confirmation de présence doit être respectée quoi qu'il arrive, car le silence équivaut souvent à un désistement. On confirme donc sa présence, puis on règle la question de l'absence.
2. Rédigez un court argumentaire oral destiné à votre supérieur pour obtenir l'autorisation d'absence, en respectant les règles d'une communication professionnelle respectueuse.
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Argumentaire type : « Monsieur, je viens vous informer, pièce en main, que je suis convoqué le [date] à l'épreuve sportive et à l'entretien du concours de l'ENSOG. Il s'agit d'une convocation officielle de l'administration, que je ne peux pas déplacer. Je reconnais que nous sommes en période chargée et je ne viens pas simplement demander une faveur : je propose de compenser cette journée par [récupération le samedi / échange de service avec un collègue / heures supplémentaires avant la date]. Je m'engage à transmettre la convocation pour votre dossier et à vous informer dès que possible du résultat. Si une solution n'est pas possible, je souhaite en discuter avec vous pour trouver la moins pénalisante pour le service. »
Principes de communication appliqués :
- Annoncer l'objet dès la première phrase, sans détour.
- Apporter la preuve écrite : la convocation n'est pas une demande personnelle.
- Reconnaître la contrainte de l'employeur avant de formuler la demande : cela évite le rapport de force.
- Proposer une contrepartie concrète plutôt que de s'excuser.
- Laisser une porte ouverte à la négociation au lieu d'exiger.
- Rester factuel et courtois : un ton agressif ou plaintif réduit fortement la probabilité d'accord.