Système d'information, tableur et fiabilité des données de gestion
La société de négoce Hounkpatin utilise un tableur pour gérer ses stocks et ses ventes. Le fichier « Stock_2024.xlsx » comporte une feuille « Entrées », une feuille « Sorties » et une feuille « Synthèse ». Le gérant constate des écarts : le stock théorique de 250 imprimantes ne correspond pas au stock physique de 232. L'assistant a saisi des quantités en texte, copié des formules sans référence absolue, et écrasé des lignes par un copier-coller. La feuille Synthèse utilise la formule =SOMME(Entrées!C2:C100)-SOMME(Sorties!C2:C100). Aucune sauvegarde antérieure n'existe, et le fichier est partagé par trois utilisateurs sans mot de passe.
1. Diagnostiquez les causes probables de l'écart de stock et les risques du fichier.
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1. Causes probables de l'écart (250 théorique vs 232 physique)
- Quantités saisies en texte : une cellule au format texte n'est pas additionnée par SOMME ; des entrées ou sorties sont ignorées, faussant le calcul.
- Copier-coller de formules sans référence absolue : les plages C2:C100 peuvent se décaler lors d'une copie, excluant des lignes.
- Lignes écrasées : un collage a supprimé des mouvements, créant un stock théorique supérieur au réel.
- Plage limitée à la ligne 100 : tout mouvement au-delà n'est pas pris en compte.
- Absence d'inventaire : l'écart n'a pas été détecté plus tôt.
2. Risques du fichier
- Aucune sauvegarde : perte totale en cas d'incident, sans historique pour reconstituer.
- Partage sans mot de passe ni droits différenciés : trois utilisateurs peuvent modifier ou supprimer des données, sans traçabilité.
- Pas de contrôle de saisie : erreurs de format non bloquées.
- Formule unique de synthèse : pas de recoupement, donc pas de détection d'anomalie.
- Absence de journal des modifications : impossible d'identifier l'origine de l'écart.
Conclusion : l'écart de 18 unités n'est pas nécessairement une perte physique ; il peut être un artefact de saisie. Il faut d'abord fiabiliser les données avant de conclure à un vol ou à une démarque.
2. Proposez un plan d'action pour sécuriser et fiabiliser le fichier, avec des mesures techniques concrètes.
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Phase 1 - Sécurisation immédiate
- Créer une copie de sauvegarde datée avant toute manipulation ; instaurer une sauvegarde quotidienne sur un support distinct (cloud ou disque externe).
- Protéger le fichier par mot de passe et définir des droits : lecture seule pour deux utilisateurs, modification pour un seul responsable.
- Activer le suivi des modifications et l'historique des versions.
Phase 2 - Fiabilisation des données
- Convertir les colonnes de quantités au format numérique et utiliser la validation des données (nombre entier positif) pour bloquer les saisies en texte.
- Remplacer les plages fixes par des tableaux structurés ou des références dynamiques couvrant toutes les lignes.
- Utiliser des références absolues ($C$2:$C$1000) ou des noms définis pour les plages.
- Ajouter une colonne de contrôle (bon de commande, bon de réception) et un rapprochement entrées/sorties.
- Mettre en place un contrôle de cohérence : stock théorique = stock initial + entrées - sorties, avec alerte si écart.
Phase 3 - Organisation
- Réaliser un inventaire physique trimestriel et rapprocher du stock théorique.
- Désigner un responsable unique de la mise à jour, avec procédure écrite.
- Former l'assistant aux bonnes pratiques du tableur (formats, références, sauvegardes).
Phase 4 - Perspective
- Envisager un logiciel de gestion de stock avec traçabilité des mouvements et droits d'accès, dès que le volume le justifie.
Indicateur de suivi : écart entre stock théorique et physique, ramené à zéro à chaque inventaire.