Transcrire quatorze entretiens en dix jours : l'outil gratuit est-il tenable ?
Le journal étudiant d'une école prépare un numéro spécial « parcours d'anciens ». La rédactrice en chef, Inès, a enregistré sur son téléphone personnel quatorze entretiens d'une heure avec des diplômés. Elle veut utiliser un service d'intelligence artificielle gratuit pour obtenir transcriptions et résumés : le service est hébergé hors de l'Union européenne, ses conditions générales prévoient que les contenus envoyés peuvent servir « à améliorer les modèles », et aucun contrat de sous-traitance n'a été signé avec l'école. Les enregistrements contiennent des noms, des employeurs, des salaires et, dans trois entretiens, des informations de santé. Le numéro doit paraître dans dix jours. Le journal dispose de 150 €. Un service européen équivalent coûte 29 € par mois, avec contrat de sous-traitance et suppression des fichiers au bout de trente jours. L'école possède par ailleurs un compte payant sur un autre outil de transcription, réservé aux enseignants, accessible sur autorisation du service informatique au cas par cas.
1. Identifiez les risques principaux et classez-les par gravité, en vous appuyant sur les faits du dossier.
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Classement du plus lourd au plus léger :
- Transfert hors Union européenne sans garantie. Les quatorze entretiens, avec noms et employeurs, partent chez un prestataire hors UE, sans clauses contractuelles types ni décision d'adéquation. C'est le manquement le plus exposé, et il est écrit noir sur blanc dans les conditions générales du service.
- Données de santé. Trois entretiens relèvent d'une catégorie particulière : elles exigent un consentement explicite et une base légale solide. Surtout, un résumé automatique peut faire remonter une information de santé dans un texte publié sans que personne ne l'ait décidé.
- Absence de contrat de sous-traitance. L'outil traite des données pour le compte du journal ; sans écrit encadrant finalité, durée et sécurité, le journal reste responsable et ne peut rien opposer en cas d'incident.
- Réutilisation pour l'entraînement des modèles. Finalité incompatible avec un entretien journalistique, et irréversible : une fois les fichiers envoyés, on ne peut plus les retirer.
- Stockage sur un téléphone personnel. Perte ou vol, accès non maîtrisé, absence de sauvegarde : le risque porte sur les quatorze entretiens d'un coup.
- Durée de conservation non fixée. Aucun délai n'est prévu pour supprimer les fichiers audio et les transcriptions brutes.
Point de synthèse : les risques 1, 4 et 5 sont irréversibles ; les trois entretiens « santé » rendent l'ensemble du lot sensible et interdisent de traiter la question comme un simple problème de confort de travail.
2. Quelle option choisir entre l'outil gratuit, le service européen à 29 €/mois et l'outil interne de l'école ? Proposez un plan sur les dix jours.
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Décision : écarter la version gratuite, souscrire le service européen. Le service payant coûte 58 € pour deux mois, dans un budget de 150 €. L'économie réalisée avec le gratuit est donc de 58 €, en échange d'un transfert hors UE, d'une réutilisation pour l'entraînement et d'une absence de contrat : le rapport est manifestement défavorable. L'argument du délai ne tient pas, puisque le service payant est immédiatement disponible. L'outil interne serait encore meilleur (déjà contractualisé), mais dépend d'une autorisation au cas par cas et n'est pas garanti en dix jours : on le demande en parallèle sans en faire la condition du plan.
Plan :
- J1 : accord écrit du responsable de publication ; information individuelle des quatorze diplômés (finalité, outil, durée, droit de retrait) ; consentement explicite et distinct pour les trois entretiens contenant des données de santé. Si un consentement manque, l'entretien est écarté du numéro.
- J1-J2 : transférer les enregistrements du téléphone personnel vers l'espace de l'école ; souscrire le service européen ; signer le contrat de sous-traitance ; désactiver toute option d'amélioration du modèle.
- J2-J5 : transcription, puis relecture humaine obligatoire ; suppression des passages de santé non nécessaires (minimisation) et des noms de tiers non indispensables.
- J5-J8 : envoi des citations aux intéressés pour validation.
- J9 : suppression des fichiers audio et des transcriptions brutes ; conservation des seules citations validées.
- J10 : publication.
Marge de sécurité : si le consentement d'un diplômé n'arrive pas à J5, le numéro paraît sans lui. Quatorze entretiens ne sont pas nécessaires pour remplir un numéro ; un retard de publication, lui, ne se rattrape pas.
3. Un diplômé écrit : « J'avais accepté il y a deux mois, je retire mon accord, ne publiez pas mes citations. » Que faites-vous, et pourquoi ?
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Décision : retirer ses citations, sans négocier.
Raisonnement juridique et pratique. Un consentement peut être retiré à tout moment ; le retrait ne rend pas illégal ce qui a déjà été fait, mais il interdit toute nouvelle utilisation. Or rien n'est encore publié : le retrait intervient avant tout traitement irréversible. Maintenir les citations exposerait le journal à une réclamation et, surtout, à la perte de confiance de la seule source des prochains numéros - un numéro « parcours d'anciens » repose entièrement sur la coopération volontaire des diplômés.
Ce qu'on fait concrètement :
- Accuser réception par écrit sous 48 h et confirmer la prise en compte.
- Indiquer précisément ce qui est supprimé : citations, transcription, enregistrement audio.
- Vérifier que le nom n'apparaît pas dans un autre passage (un résumé, une légende de photo, un encadré).
- Proposer, sans pression, une version anonymisée si le diplômé le souhaite, en lui laissant le choix final.
Le point que beaucoup ratent : si le journal avait déjà publié en ligne, le retrait obligerait à déréférencer puis à corriger publiquement, ce qui est bien plus coûteux et visible. La validation des citations avant publication (étape J5-J8 du plan) existe exactement pour éviter d'en arriver là. La leçon à inscrire dans la procédure du journal : ne jamais publier une citation sans accord écrit daté, et prévoir une clause de retrait.