Ex-colaboradora pede eliminação de dados em plataforma de RH: papéis e retenção legal
A PontoCerto é uma plataforma de RH que processa folha, ponto e avaliações para 450 empresas-clientes e 85 mil trabalhadores. Uma ex-funcionária da cliente Alfa, desligada há oito meses, envia e-mail ao suporte da PontoCerto pedindo: cópia de todos os seus dados; correção de um bônus de R$ 4.350 lançado a menor; exclusão das avaliações de desempenho e do exame médico admissional; e portabilidade para outra plataforma. O contrato entre PontoCerto e Alfa define a cliente como controladora e a plataforma como operadora, mas o suporte costuma responder diretamente. A Alfa está em disputa trabalhista com a ex-funcionária e pediu que nada seja apagado. O exame médico é um ASO com aptidão e restrições, arquivado há 6 anos. As avaliações contêm comentários de gestores sobre comportamento e produtividade. A PontoCerto tem prazo interno de 72 horas para responder, mas não sabe se deve atender ou encaminhar. Considere os papéis, os prazos e as obrigações de retenção.
1. Quem deve responder ao pedido? Qual o papel da PontoCerto e qual o prazo aplicável para acesso e confirmação?
Read the worked answer
A controladora é a Alfa; a PontoCerto é operadora. O pedido deve ser encaminhado imediatamente à Alfa, com registro de data e conteúdo, e o titular informado do encaminhamento. A operadora não deve responder como se controladora fosse, salvo se contratualmente autorizada e com instruções documentadas. O prazo legal de 15 dias (art. 19) para acesso e confirmação é da controladora; as 72 horas são meta interna, não prazo legal. A PontoCerto deve auxiliar com extração, correção e bloqueio, manter trilha de auditoria e não apagar nada por conta própria, pois há disputa trabalhista. Se a Alfa não responder, o titular pode reclamar à ANPD; a operadora deve conseguir demonstrar que encaminhou.
2. Quais itens podem ser excluídos, corrigidos ou devem ser retidos? Analise bônus, avaliações, ASO e portabilidade.
Read the worked answer
Bônus: se o valor de R$ 4.350 está errado, corrigir com histórico e justificativa; a correção não apaga o registro original. Avaliações de desempenho: não são sensíveis em si, mas podem conter dados de saúde ou opiniões; a exclusão é possível se não houver base de retenção. Como há disputa trabalhista, a Alfa pode manter o mínimo necessário para exercício regular de direitos (art. 7º, VI), com acesso restrito e prazo definido, em vez de exclusão total. ASO: dado de saúde, com retenção legal ocupacional; não excluir. Portabilidade: depende de regulamentação da ANPD (art. 18, V); pode-se oferecer exportação em CSV ou JSON como boa prática, mas não se deve prometer portabilidade imediata para outra plataforma sem base regulamentar. Dados sem base devem ser eliminados ou anonimizados.
3. Como a PontoCerto deve tratar o ASO e as avaliações diante da disputa trabalhista e da natureza sensível do dado?
Read the worked answer
O ASO é dado sensível e deve ficar em repositório separado, com acesso por necessidade, criptografia e log. A retenção ocupacional deve ser cumprida; o titular recebe cópia, não a exclusão. As avaliações devem ser revisadas para redigir trechos sobre saúde, família ou outras categorias sensíveis. Para a disputa, aplicar minimização: preservar apenas os documentos relevantes, com marcação de legal hold, acesso restrito e proibição de uso para novas finalidades. A PontoCerto deve seguir instruções da Alfa, documentar a operação e informar qualquer risco de acesso indevido. Se a avaliação contiver dado sensível sem base, anonimizar ou eliminar a parte.