Tenggat 32 Laporan, Sahabat yang Tertinggal, dan Usulan Promosi
Anda baru tiga bulan menjabat ketua tim di unit analisis dengan delapan anggota. Unit harus menyelesaikan 32 laporan dalam lima hari kerja; beban normal adalah 24 laporan. Hari pertama, satu anggota (Bagas) mengambil cuti sakit tiga hari dan satu anggota lain (Nadia) sudah berkomitmen mengikuti pelatihan dua hari. Andi, sahabat Anda sejak kuliah, menyelesaikan 78% target dengan empat laporan terlambat bulan lalu dan sering mengirim hasil tanpa pengecekan. Rina selalu 100% tepat waktu, tetapi pernah dua kali menolak lembur akhir pekan karena merawat ibunya yang sakit. Atasan menulis di grup: "utamakan yang loyal dan mau lembur" dalam konteks usulan dua nama untuk program percepatan karier yang ditutup lusa.
1. Hitung apakah 32 laporan realistis dan susun rencana pembagian kerja lima hari ke depan.
Read the worked answer
Hitung kapasitas. Delapan orang × 5 hari = 40 orang-hari. Kurangi Bagas 3 hari dan Nadia 2 hari, tersisa 35 orang-hari untuk 32 laporan, atau sekitar 0,91 laporan per orang-hari.
Kesimpulan awal. Secara aritmetika realistis, tetapi tanpa ruang untuk revisi. Beban normal 24 laporan dalam lima hari berarti sekitar 0,6 laporan per orang-hari; kenaikan ke 32 membuat setiap hari tanpa kemajuan langsung menekan tenggat. Karena itu rencana harus mengasumsikan akan ada revisi, bukan menganggap semuanya selesai sekali jadi.
Rencana lima hari.
- Hari 1: kunci kerangka dan format seluruh 32 laporan, bagi menjadi 6 pemilik (Bagas dan Nadia tetap memegang bagian yang bisa dikerjakan belakangan). Menyepakati format di awal mencegah revisi massal di hari kelima.
- Hari 2–3: produksi. Bagas dan Nadia mengambil porsi yang jatuh tempo di hari keempat dan kelima.
- Hari 4: tinjauan silang wajib. Setiap laporan dibaca satu orang lain sebelum diserahkan; ini sekaligus menutup kebiasaan Andi mengirim tanpa pengecekan.
- Hari 5: penyelesaian dan penyerahan bertahap sejak pagi, tidak menunggu sore.
- Rapat 10 menit setiap pagi untuk melihat kemajuan per orang, bukan menunggu akhir.
Rencana cadangan. Bila hari ketiga kemajuan di bawah 60%, eskalasi ke atasan dengan dua opsi: mengurangi kedalaman analisis pada laporan prioritas rendah, atau menambah satu analis dari unit lain. Menyampaikan lebih awal jauh lebih baik daripada mengumumkan gagal pada hari kelima.
Soal Andi. Beban dibagi berdasarkan kapasitas, bukan kedekatan. Porsi Andi lebih kecil disertai kewajiban tinjauan silang, dan itu disampaikan terbuka di depan tim agar tidak menjadi tudingan diam-diam.
2. Bagaimana Anda menentukan dua nama untuk program percepatan karier, dan bagaimana menyampaikannya kepada Andi serta kepada atasan?
Read the worked answer
Menetapkan kriteria lebih dahulu. Sebelum melihat nama, tulis kriteria yang bisa diaudit: ketepatan waktu penyerahan, tingkat revisi, kualitas analisis, dan kontribusi pada kerja tim. Beri bobot dan minta rekan setim mengetahui kriterianya. Kriteria yang ditetapkan setelah nama muncul selalu terasa sebagai pembenaran.
Menerapkan pada data yang ada. Rina memenuhi hampir semua kriteria: penyelesaian 100% tepat waktu dan mutu konsisten. Penolakan lemburnya bukan pelanggaran; ia mengajukan alasan yang sah dan tetap menyelesaikan pekerjaan pada jam kerja. Menilainya tidak loyal berarti menghukum tanggung jawab keluarga, dan itu bertentangan dengan kriteria yang saya tetapkan sendiri. Andi, sebaliknya, tertinggal pada dua kriteria utama: 78% target dan empat keterlambatan.
Menghadapi arahan atasan. Saya sampaikan usulan dengan tabel capaian, bukan argumen perasaan. Soal "loyal dan mau lembur", saya jelaskan bahwa lembur bukan ukuran kinerja bila pekerjaan selesai dalam jam kerja; bila atasan tetap menghendaki nama lain, saya minta arahan itu tertulis agar keputusan tetap dapat dipertanggungjawabkan.
Menghadapi konflik kepentingan. Karena Andi sahabat saya, saya nyatakan hal itu terbuka kepada atasan dan tidak menjadi anggota panel penilai untuk namanya. Ini melindungi Andi dari tuduhan favoritisme sekaligus melindungi saya.
Menyampaikan kepada Andi. Lakukan berdua, langsung, tanpa membawa data orang lain. Sebut capaian spesifik, dengarkan penjelasannya, lalu sepakati perbaikan konkret: pengiriman wajib lewat tinjauan silang dan tenggat internal dua hari sebelum tenggat resmi. Persahabatan diuji justru di sini; menutupi kekurangan Andi berarti membiarkannya gagal dua kali.