Beschwerde-E-Mail an eine Sprachschule in München
Du bist für vier Wochen in München, um einen Deutschkurs bei der Sprachschule LinguaPlus zu machen. Du hast über eine Agentur ein „Einzelzimmer mit WLAN und Frühstück“ für 520 Euro gebucht. Am ersten Abend stellst du fest: Du bist in einem Doppelzimmer untergebracht, das WLAN funktioniert nicht, und ab 7 Uhr morgens bohrt die Hausverwaltung im Stockwerk darüber. Frühstück wird nicht angeboten. Am nächsten Morgen hast du um 9 Uhr eine Online-Prüfung für deine Schule in Indien und brauchst dafür stabiles Internet.
Die Kursleitung schreibt in der Begrüßungsmappe: „Beschwerden richten Sie bitte schriftlich an Frau Bauer, Kursbüro, innerhalb von 48 Stunden nach Ankunft.“ Du willst dich beschweren, aber höflich bleiben, weil du noch drei Wochen Unterricht hast. Die E-Mail soll 80–100 Wörter haben, formell sein und drei klare Forderungen enthalten: Zimmerwechsel oder Preisnachlass, WLAN-Lösung und eine ruhige Lernmöglichkeit am Morgen. Eine Antwort erwartest du bis Mittwoch.
1. Entwirf eine Gliederung für die E-Mail: Betreff, Anrede, drei Inhaltspunkte, Schluss. Erkläre, welche Anrede und Grußformel zur Situation passen.
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Gliederung:
- Betreff: „Beschwerde über die Unterkunft – Buchungsnummer … – dringend“
- Anrede: „Sehr geehrte Frau Bauer,“
- Punkt 1: Sachverhalt kurz und sachlich: Doppelzimmer statt Einzelzimmer, kein WLAN, Baulärm, kein Frühstück.
- Punkt 2: Folge für dich: Online-Prüfung am nächsten Morgen, deshalb ist das WLAN besonders dringend.
- Punkt 3: Forderungen: Zimmerwechsel oder Preisnachlass, sofortige WLAN-Lösung, ruhiger Raum am Morgen; Antwort bis Mittwoch.
- Schluss: „Mit freundlichen Grüßen“ und dein voller Name.
Begründung: „Sehr geehrte Frau Bauer“ ist die passende formelle Anrede, weil du die Person nicht persönlich kennst und eine offizielle Beschwerde schreibst. „Mit freundlichen Grüßen“ ist neutral und höflich. „Hallo“ oder „Liebe Frau Bauer“ wären zu privat; „Sehr geehrte Damen und Herren“ wäre ungenau, weil die Mappe Frau Bauer als Ansprechpartnerin nennt.
2. Schreibe die ersten drei Sätze der E-Mail. Achte auf eine klare, aber höfliche Forderung und auf die 48-Stunden-Frist.
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Mögliche Lösung:
„Sehr geehrte Frau Bauer,
ich schreibe Ihnen, weil ich am ersten Abend meines Aufenthalts festgestellt habe, dass die Unterkunft nicht der Buchung entspricht. Ich habe ein Einzelzimmer mit WLAN und Frühstück gebucht, wohne aber in einem Doppelzimmer ohne funktionierendes WLAN; außerdem gibt es ab 7 Uhr Baulärm und kein Frühstück. Da ich am nächsten Morgen um 9 Uhr eine Online-Prüfung habe, bitte ich Sie dringend um eine sofortige Lösung und um eine Antwort bis Mittwoch.“
Begründung: Der erste Satz nennt den Grund des Schreibens, ohne Vorwurf. Der zweite Satz stellt die Abweichung von der Buchung konkret dar. Der dritte Satz verbindet die Folge (Prüfung) mit einer klaren Forderung. „Ich bitte Sie dringend“ ist höflich, aber bestimmt. Die 48-Stunden-Frist wird indirekt eingehalten, weil du am ersten Abend schreibst; du solltest das Datum der Ankunft im Betreff oder im ersten Absatz nennen.
3. Überarbeite den Satz „Sie müssen mir sofort ein neues Zimmer geben, sonst verlange ich mein Geld zurück.“ in einen höflichen, aber bestimmten Satz. Erkläre, was du geändert hast.
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Mögliche Lösung:
„Ich möchte Sie bitten, mir schnellstmöglich ein anderes Zimmer anzubieten; sollte das nicht möglich sein, würde ich um eine entsprechende Rückerstattung des Preises bitten.“
Änderungen und Begründung:
- „Sie müssen“ klingt wie ein Befehl. „Ich möchte Sie bitten“ ist eine höfliche Bitte, bleibt aber klar.
- „sofort“ wird zu „schnellstmöglich“, weil das freundlicher wirkt und trotzdem Dringlichkeit zeigt.
- „sonst verlange ich“ wird zu „sollte das nicht möglich sein, würde ich um … bitten“. Der Konjunktiv II („würde“) und die indirekte Formulierung vermeiden eine Drohung.
- Die Forderung bleibt sichtbar: Zimmerwechsel oder Rückerstattung. Das ist wichtig, damit die E-Mail nicht nur freundlich, sondern auch wirksam ist.