Tölvupóstur til leigusala vegna vatnsleka
Þú leigir íbúð á annarri hæð í Reykjavík. Seint á laugardagskvöldi tekur þú eftir vatnsleka frá loftinu í baðherberginu. Vatn fellur niður í gegnum lampa og niður á gólf. Þú hefur sett fötu undir og slökkt á rafmagni í baðherberginu. Leigusali er erlendis og svarar ekki símanum. Þú þarft að senda honum tölvupóst á íslensku. Í póstinum þarf að koma fram: hvað gerðist, hvenær, hvað þú hefur gert til að draga úr skaða, að þú viljir skoðun og viðgerð innan fimm daga, og beiðni um skriflegt svar. Þú vilt hljóma ákveðið en kurteist, ekki ásaka leigusalann. Þú átt að nota formlegt mál og skýra efnislínu. Þú býrð einn og hefur ekki aðgang að öðrum íbúðum í húsinu til að athuga hvort lekið kemur þaðan.
1. Skrifaðu efnislínu og fyrstu tvær setningar póstsins. Útskýrðu val á tóni og hvaða upplýsingar verða að koma fram strax.
Read the worked answer
Efnislína: „Vatnsleki í baðherbergi – beiðni um skoðun og viðgerð“. Fyrstu tvær setningar gætu verið: „Góðan dag. Ég leigi íbúðina að [heimilisfang] og vil tilkynna vatnsleka sem ég tók eftir seint á laugardagskvöldi.“ Þetta er formlegt og hlutlaust: þú lýsir staðreyndum án þess að ásaka leigusalann. Efnislínan segir strax hvað er að og hvað þú óskar eftir. Í fyrstu setningunni kemur fram hver þú ert og hvaða íbúð á í hlut; í annarri setningunni kemur fram hvenær atvikið varð. Þú ættir fljótlega að bæta við að vatn hafi fallið í gegnum lampa, að þú hafir sett fötu undir og slökkt á rafmagni, og að þú viljir skoðun og viðgerð innan fimm daga. Ekki byrja á ásökunum eins og „þið hafið vanrækt viðhald“; það eykur hættu á vörn fremur en lausn.
2. Hvers vegna er betra að skrifa „Ég óska eftir skoðun innan fimm daga“ en „Þú verður að koma strax“ í þessu samhengi?
Read the worked answer
„Ég óska eftir“ er kurteis og formleg beiðni sem skilur eftir skýra kröfu án þess að hljóma ógnandi. „Þú verður að koma strax“ er skipandi og getur gert leigusalann varnarsinnaðan, sérstaklega þegar hann er erlendis og hefur ekki enn svarað. Þar sem markmiðið er að fá skoðun og viðgerð hratt er betra að vera ákveðinn í tímanum en hlutlaus í tóninum. Þú getur sagt: „Ég óska eftir að skoðun fari fram innan fimm daga og að þú staðfestir hana skriflega.“ Þannig kemur fram skýr frestur og beiðni um skriflegt svar, án þess að þú sért að fullyrða um sekt eða vanrækslu. Ef ekki fæst svar innan frests geturðu síðar vísað til beiðninnar og leitað ráðgjafar, en fyrsti pósturinn á að vera samvinnuþýður og skýr.