Invito a un'esercitazione congiunta: comprensione e risposta in inglese
Un comando di stazione riceve questa email in inglese:
«From: [email protected] To: [email protected] Subject: Invitation to a joint exercise
Dear Colleague, We are organising a joint exercise from 12 to 14 June in Vicenza. We would be grateful if your unit could send two officers. Participants should have a B2 level of English and previous experience in crowd management. Accommodation will be provided; travel costs will not be reimbursed. Please confirm your participation by 30 April. If you need further information, do not hesitate to contact me. Kind regards, Major L. Smith»
Il comando prepara una bozza di risposta: «We are interested to participate. We will send two officers which have B2 level. We confirm by 30 April.» Il comandante chiede di verificare la comprensione dell'invito, di correggere la bozza e di preparare una risposta professionale in caso di impossibilità a partecipare. Il termine del 30 aprile è vincolante e il comando non ha ancora ricevuto l'autorizzazione del superiore per le spese di viaggio.
1. Un collega afferma che le spese di viaggio saranno rimborsate e che è sufficiente un livello B1 di inglese. Verifica queste affermazioni sulla base dell'email.
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Entrambe le affermazioni sono errate.
- L'email dice: «travel costs will not be reimbursed», cioè le spese di viaggio non saranno rimborsate. L'alloggio, invece, sarà fornito («Accommodation will be provided»).
- Il livello richiesto è B2, non B1: «Participants should have a B2 level of English».
Altri vincoli da rispettare:
- invio di due ufficiali;
- esperienza precedente nella gestione dell'ordine pubblico («crowd management»);
- conferma entro il 30 aprile;
- esercitazione dal 12 al 14 giugno a Vicenza.
La risposta deve quindi distinguere ciò che è offerto (alloggio) da ciò che resta a carico del comando (viaggio).
2. Correggi la bozza di risposta: «We are interested to participate. We will send two officers which have B2 level. We confirm by 30 April.»
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Correzioni:
- «interested to participate» → «interested in participating»: dopo «interested» si usa la preposizione «in» + forma in -ing.
- «which have B2 level» → «who have a B2 level»: per le persone si usa «who»; inoltre «level» è countable e richiede l'articolo «a».
- «We confirm by 30 April» → «We will confirm by 30 April» oppure «We confirm our participation by 30 April»: è preferibile esplicitare il futuro o l'oggetto della conferma.
Versione corretta:
«We are interested in participating. We will send two officers who have a B2 level of English. We will confirm our participation by 30 April.»
È inoltre opportuno aggiungere una formula di cortesia e il riferimento all'esercitazione: «Thank you for your invitation regarding the joint exercise in Vicenza.»
3. Se il comando non riesce a partecipare, scrivi una risposta professionale in inglese che rifiuti l'invito senza chiudere la porta a future collaborazioni.
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Una risposta adeguata deve ringraziare, rifiutare con una motivazione sintetica, rispettare la scadenza e lasciare aperta la possibilità di collaborare in futuro.
Esempio:
«Dear Major Smith, Thank you for your kind invitation to the joint exercise in Vicenza from 12 to 14 June. Unfortunately, we are unable to send two officers because of operational commitments. We would be glad to consider a future exercise or to receive information about other opportunities. We wish you a successful exercise. Kind regards, [Name and position]»
Elementi chiave:
- «unable to» è più formale di «cannot»;
- la motivazione è breve e non rivela dettagli operativi sensibili;
- «We would be glad to consider» mantiene aperta la collaborazione;
- la risposta va inviata prima del 30 aprile, anche in caso di rifiuto, per correttezza professionale.