Schriftlicher Ausdruck: Register und Adressatenbezug in einer E-Mail
Im Schreibteil soll Kandidat Jonas eine E-Mail von 120 bis 150 Wörtern an die Koordinatorin des Austauschprogramms am Gymnasium in Passau schreiben. Situation: Die Gastfamilie kann Jonas nicht wie geplant vom 14. bis 28. März aufnehmen, weil ein Zimmer wegen eines Wasserschadens bis Mitte April gesperrt ist. Jonas hat eine Nussallergie und braucht eine schriftliche Bestätigung der neuen Unterkunft bis Freitag, 7. März, 12 Uhr. Die Koordinatorin, Frau Dr. Berger, hat ihn in früheren E-Mails gesiezt; im Anhang findet Jonas jedoch eine ältere Rundmail, in der sie die Gruppe mit „ihr“ anspricht. Jonas’ Entwurf beginnt: „Hey Frau Berger, ich brauche schnell eine Antwort …“ Die Aufgabe verlangt eine formelle E-Mail mit Anrede, Anliegen, Begründung, Frist und Grußformel.
1. Entscheiden Sie, ob Jonas „Sie“ oder „du“ verwenden soll, und begründen Sie mit zwei Textsignalen.
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Jonas sollte „Sie“ verwenden. Das erste Signal ist die bisherige individuelle Kommunikation: Frau Dr. Berger hat ihn in früheren E-Mails gesiezt. Diese direkte dyadische Anrede ist maßgeblich. Das zweite Signal ist ihre Rolle und der Kontext: Sie ist Koordinatorin eines Austauschprogramms an einem Gymnasium, und Jonas stellt eine formelle Anfrage mit Frist und Bestätigungsbedarf. Die ältere Rundmail mit „ihr“ ist kein Gegenbeweis, weil sie sich an eine Gruppe richtet und nicht an Jonas persönlich. In einer Rundmail kann eine Lehrkraft die Gruppe duzen und dennoch Einzelpersonen siezen. Jonas sollte also bei „Sie“ bleiben und konsequent siezen, auch in der Grußformel. Ein Wechsel zu „du“ wäre riskant, weil er die bisherige Beziehungsebene ohne Einladung verändert.
2. Überarbeiten Sie den ersten Satz des Entwurfs so, dass er zur Situation passt. Erklären Sie zwei Änderungen.
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Überarbeitung: „Sehr geehrte Frau Dr. Berger, leider muss ich Ihnen mitteilen, dass sich meine Unterkunft geändert hat.“
Zwei Änderungen sind zentral:
- Anrede: „Hey Frau Berger“ wird zu „Sehr geehrte Frau Dr. Berger“. Das ist in einer formellen E-Mail an eine Koordinatorin angemessen und zeigt Respekt; der Titel „Dr.“ gehört in die Anrede.
- Anliegen statt Forderung: „ich brauche schnell eine Antwort“ wird zu „leider muss ich Ihnen mitteilen, dass …“. Die Formulierung nennt das Problem, ohne die Adressatin unter Druck zu setzen. Das Wort „leider“ markiert Bedauern, und „mitteilen“ ist sachlicher als „brauchen“. Die Frist folgt später im Text, sodass der erste Satz nicht wie eine unhöfliche Aufforderung wirkt.
3. Formulieren Sie die Frist und die Allergie-Information in einem Satz, ohne unhöflich zu wirken.
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Beispiel: „Da ich eine Nussallergie habe, wäre ich Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir die neue Unterkunft bis Freitag, 7. März, 12 Uhr, schriftlich bestätigen könnten.“
Der Satz wirkt höflich, weil er die Allergie als Begründung nennt und nicht als Drohung. Die Frist steht klar im Satz, wird aber durch „wäre ich Ihnen dankbar“ und „könnten“ abgemildert. Der Konjunktiv II („wäre“, „könnten“) ist hier keine Unsicherheit über den Sachverhalt, sondern eine Form der Höflichkeit. „Schriftlich bestätigen“ macht deutlich, was Jonas braucht, ohne die Adressatin direkt zu befehlen. Wichtig ist, die Frist nicht am Satzanfang als bloße Anweisung zu platzieren („Bestätigen Sie mir bis Freitag …“), sondern sie in eine Bitte mit Begründung einzubetten.