Conservation réglementaire et journaling dans une banque

Le litigation hold et la politique de rétention ne s'opposent pas : un hold suspend la suppression pour les messages qu'il cible. Si des messages de 2019 disparaissent, il faut d'abord vérifier le périmètre réel du hold.

• Le hold est-il un litigation hold ou un In-Place Hold avec une requête ? Une requête mal écrite peut exclure des messages ou une partie de la boîte. Vérifiez si l'archive est incluse.
• Le hold a-t-il été appliqué après la suppression des messages ? Un hold n'est pas rétroactif au-delà de ce qui reste dans les éléments récupérables ; si le message a été purgé avant le hold, il n'est plus là.
• La politique de rétention par défaut à 3 ans ne devrait pas supprimer un message sous hold. Mais un tag de rétention appliqué manuellement, ou une suppression par l'utilisateur avant le hold, peut expliquer la perte.

Pour la conception : le journaling est la source de vérité pour les 10 ans, pas la boîte aux lettres. Je conserve la politique de boîte à 3 ans pour limiter le stockage, j'active une archive pour les 10 ans sur les boîtes financières, et je m'appuie sur le journal pour la conservation réglementaire. Le hold reste un mécanisme d'enquête, pas un mécanisme d'archivage. Il faut documenter que la boîte n'est pas l'archive légale et que la restauration d'un message de 2019 passe par le journal ou une sauvegarde.

Une boîte de journal saturée bloque la remise des rapports de journal, et le transport peut accumuler les messages. La cause immédiate est une boîte unique de 400 Go sur un serveur unique, sans quota adapté ni redondance.

Contre-mesures :

• Créer une base dédiée au journal, avec plusieurs copies dans le DAG, sur un volume séparé, et une boîte de journal sans quota ou avec un quota très élevé.
• Exclure la boîte de journal de la politique de rétention et des recherches eDiscovery non ciblées.
• Configurer une boîte de journal alternative pour les rapports non remis, et surveiller la file de transport ainsi que la taille de la boîte.
• Si le volume dépasse la capacité d'Exchange, envoyer le journal vers une archive tierce par SMTP et conserver une copie Exchange pour la transition. Le journaling standard capture tous les messages ; le journaling premium ajoute des détails selon les CAL, mais ne remplace pas le dimensionnement.
• Tester la remise du journal et la reprise après une panne du serveur de journal.

Le journaling doit être dimensionné comme un flux critique : si la boîte de journal est indisponible, les messages ne doivent pas rester indéfiniment dans la file. La surveillance doit alerter avant 80 % de remplissage.

Je sépare les rôles : les enquêteurs internes doivent pouvoir rechercher et mettre en conserve, mais pas administrer les serveurs ; le conseil externe ne doit recevoir que les exports validés.

• Créer un groupe de rôles dédié sur le modèle Discovery Management, contenant uniquement les enquêteurs habilités. Le groupe donne accès à l'eDiscovery in-place et à la création de holds, pas aux cmdlets d'administration du serveur.
• Définir une procédure d'ouverture de dossier : périmètre des boîtes, période, mots-clés, validation par le juridique, puis création de la recherche et du hold.
• Pour l'export, utiliser l'export eDiscovery vers PST avec un mot de passe, ou un export vers un emplacement contrôlé. Ne pas donner aux externes un accès direct à Exchange ; ils reçoivent un jeu de données minimisé et journalisé.
• Activer l'audit des boîtes et journaliser les recherches, les exports et les modifications de hold.
• Vérifier que les recherches incluent l'archive et les éléments récupérables lorsque le hold est en place.

Le point de conception est que l'eDiscovery n'est pas un outil d'archivage : il faut que le journal couvre les 10 ans et que les recherches restent limitées en portée et en durée.