Estimación, alcance y fecha fija en un proyecto con requisitos cambiantes
Un proyecto de 5 meses para un cliente institucional tiene fecha fija por contrato y penalización por retraso. El equipo de 7 personas estimó 620 puntos de historia; velocidad histórica: 45 ± 8 puntos por sprint de 2 semanas. En el sprint 3, el cliente introduce un requisito de cumplimiento normativo que el equipo estima en 90 puntos y que es obligatorio para la aceptación. El patrocinador pide 'meterlo sin mover la fecha' y sugiere 'trabajar horas extra y recortar pruebas'. El jefe de proyecto acepta verbalmente. Quedan 7 sprints.
1. Haz los números: ¿es viable el alcance original en la fecha? ¿Y con los 90 puntos añadidos? Muestra el cálculo y el rango, no solo un número.
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Capacidad restante: 7 sprints × 45 pts = 315 pts (rango con ±8: 7×37=259 a 7×53=371).
Alcance original restante: 620 − lo completado en 3 sprints. A velocidad 45, en 3 sprints se hicieron ~135, quedan ~485 pts.
Veredicto original: 485 > 315 → no cabe ni en el escenario optimista (371). Faltan ~170 pts (~4 sprints). El plan ya era inviable antes del cambio; la fecha fija se aceptó sin comprobar la capacidad.
Con el requisito nuevo: 485 + 90 = 575 pts frente a 315 → faltan ~260 pts (~6 sprints).
Conclusión: ni el alcance original ni el ampliado caben. Las horas extra no crean capacidad sostenible: a corto plazo quizá +10–15% un sprint, seguido de caída por fatiga y más defectos. Recortar pruebas traslada el coste a producción y a la aceptación.
Presentar el rango, no un punto: 'necesitamos 575 pts y tenemos 315 (259–371)' hace visible la brecha sin discutir opiniones.
2. El JP aceptó verbalmente 'sin mover fecha'. ¿Qué opciones reales tiene y cómo debe comunicarlas al patrocinador y al cliente?
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No existe la opción 'todo igual'. Las palancas son cuatro y hay que elegir combinación:
- Alcance: negociar qué se recorta. Priorizar el requisito normativo (obligatorio para aceptación) y mover funcionalidad no crítica a fase 2. Es la palanca con más margen: ~260 pts de brecha.
- Fecha: renegociar el hito o la penalización. Si el contrato es rígido, cuantificar la penalización frente al coste de incumplir calidad.
- Equipo: añadir personas tiene retraso de incorporación (Brooks: añadir tarde empeora a corto plazo); solo ayuda si quedan ≥4 sprints y el trabajo es paralelizable.
- Calidad: no es una palanca legítima. Recortar pruebas no reduce alcance, lo difiere como deuda con interés.
Comunicación:
- Al patrocinador: datos y opciones con consecuencias, no un 'no'. 'Con 315 pts de capacidad y 575 de alcance, estas son tres combinaciones; recomendamos A (recortar X, mantener fecha y normativo)'.
- Al cliente: el requisito normativo es obligatorio; presentarlo como prioridad que desplaza otras funciones, no como retraso.
- Corregir el acuerdo verbal: documentar por escrito que 'sin mover fecha' no es alcanzable sin recorte de alcance; dejarlo en acta.
Recomendación: fijar el normativo como prioritario, recortar alcance no crítico y renegociar fecha o penalización por el resto.
3. ¿Qué prácticas de gestión debieron evitar llegar a este punto y qué se implanta ya, en el sprint 3, sin frenar la entrega?
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Qué falló antes:
- Aceptar fecha fija sin verificar capacidad (620 pts vs. ~450 disponibles en 5 meses: 10 sprints × 45 = 450). El plan nació inviable.
- No tener un buffer ni gestión de cambio: el requisito entró por acuerdo verbal, sin análisis de impacto.
- No priorizar por valor: todo el alcance era 'obligatorio' hasta que llegó algo realmente obligatorio.
Qué implantar ya (bajo coste, sin frenar entrega):
- Control de cambios formal: todo requisito nuevo entra con estimación, impacto en fecha/alcance y decisión registrada del patrocinador. Nada verbal.
- Priorización MoSCoW con el cliente: separar 'must' (normativo) de 'should/could'. Hace visible qué se puede mover.
- Revisión de capacidad cada sprint con velocidad real (no la deseada) y proyección de rango; alerta temprana cuando la brecha supera un umbral.
- Definición de terminado que incluya pruebas: impide que 'recortar pruebas' parezca una opción.
- Registro de riesgos con el retraso contractual como riesgo material, no sorpresa.
Métrica de control: burn-up con línea de alcance vs. capacidad proyectada, revisado en cada sprint review con el patrocinador presente.