Centraliser ou fédérer le système d’information d’un cabinet comptable
Le cabinet comptable Sahel Expertise, à Niamey, emploie 14 collaborateurs répartis entre le siège et une annexe située à 6 km. Les dossiers clients sont stockés sur les PC individuels et échangés par clés USB. Deux versions d’un même fichier de déclaration fiscale circulent ; un stagiaire a modifié un fichier de paie sans qu’aucune trace ne permette de l’identifier. La direction veut « tout centraliser sur un serveur au siège », mais la liaison Internet est une ADSL partagée, les coupures électriques sont fréquentes et aucun administrateur réseau n’est employé à temps plein. Certaines pièces justificatives clients sont des PDF volumineux. Le budget permet un serveur, un onduleur et un disque externe, pas une liaison spécialisée. Le cabinet doit continuer à produire les déclarations pendant les coupures. Vous êtes consulté pour définir l’organisation du système d’information, les droits d’accès et la sauvegarde.
1. Le directeur veut un serveur unique au siège. Analysez les risques de ce choix pour l’annexe et proposez une organisation qui préserve l’unicité des dossiers sans dépendre entièrement de la liaison ADSL.
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Le serveur unique au siège crée un point unique de défaillance : une coupure ADSL ou électrique au siège rend l’annexe incapable d’ouvrir les dossiers, alors que le cabinet doit produire les déclarations. Les PDF volumineux sur une ADSL partagée seront lents, et un serveur mal administré peut être corrompu. La centralisation reste souhaitable pour éviter les doublons, mais elle doit être organisée.
Je proposerais : un serveur de fichiers au siège comme référence, avec des dossiers par client et un sous-dossier « brouillon » ; à l’annexe, un NAS ou un petit serveur local qui réplique les dossiers critiques la nuit et conserve une copie locale. Les collaborateurs travaillent sur la copie locale, avec un système de verrouillage ou de check-out pour éviter les conflits ; les déclarations finales sont déposées au siège. Une liaison VPN ne sert qu’aux applications critiques, pas au transfert massif. Chaque site a un onduleur. Si l’administrateur est absent, la réplication doit être automatique et supervisée par un prestataire mensuel. Ainsi, l’unicité logique est préservée sans dépendre totalement de la liaison.
2. Construisez une matrice de droits (rôles × dossiers) et un circuit de validation pour éviter qu’un stagiaire modifie un fichier de paie sans laisser de trace. Justifiez chaque choix.
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Matrice simplifiée : Associé : lecture/écriture/validation sur tous les dossiers, suppression interdite ; Chef de mission : lecture/écriture sur ses dossiers, validation des brouillons, pas de modification après validation ; Assistant : lecture/écriture dans les dossiers affectés, pas de validation ; Stagiaire : lecture seule sur les dossiers affectés et écriture limitée au sous-dossier « brouillon », aucune suppression ; Technicien : administration du serveur, pas d’accès métier aux fichiers.
Les droits sont accordés par groupes, pas individuellement, selon le moindre privilège. Circuit : l’assistant prépare dans « brouillon », le chef de mission contrôle et verrouille, l’associé valide et exporte ; toute modification après validation crée une nouvelle version. L’audit Windows est activé sur les dossiers paie et déclarations. Un stagiaire ne peut donc pas modifier un fichier de paie validé, et toute action est tracée. La séparation des tâches empêche aussi qu’une même personne prépare, valide et exporte seule.
3. Proposez un plan de sauvegarde et de continuité réaliste avec le budget indiqué (serveur, onduleur, disque externe). Précisez ce qui est sauvegardé, à quelle fréquence et comment la restauration est testée.
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Plan réaliste : sauvegarde quotidienne incrémentale des dossiers clients et de la base comptable vers un disque externe connecté au serveur, plus une copie hebdomadaire complète sur un second disque conservé hors du cabinet, par exemple chez l’associé. Le serveur et le switch sont sur onduleur pour permettre un arrêt propre, pas pour travailler plusieurs heures. Les copies sont chiffrées et le disque externe est débranché après la sauvegarde pour limiter les ransomwares. Rétention : 4 sauvegardes hebdomadaires et 3 mensuelles.
Chaque trimestre, le technicien restaure un dossier témoin et vérifie l’ouverture des fichiers ; le résultat est consigné. En cas de coupure, l’annexe travaille sur sa copie locale et synchronise ensuite. Ce plan respecte le budget et donne un RPO d’une journée ; il ne remplace pas une liaison spécialisée mais évite la perte totale.