Legalizacja dyplomu mistrzowskiego – wątpliwości co do autentyczności
Pan Jan Nowak przedłożył do legalizacji dyplom mistrzowski w zawodzie 'mechanik pojazdów samochodowych' wydany przez Izbę Rzemieślniczą w Gdańsku w 2015 r. Dyplom wygląda na oryginał, ale numer dyplomu nie znajduje się w rejestrze izby. Pan Nowak twierdzi, że dyplom otrzymał po zdanym egzaminie, ale nie ma kopii protokołu. Izba w Gdańsku potwierdza, że w 2015 r. odbył się egzamin, ale dokumentacja została zniszczona w wyniku pożaru archiwum. Pan Nowak potrzebuje legalizacji do otwarcia warsztatu w Holandii. Dodatkowo na dyplomie widnieje pieczęć, która nie odpowiada wzorowi pieczęci izby z 2015 r. (izba zmieniła pieczęć w 2016 r.).
1. Czy izba może zalegalizować dyplom, mimo że numer nie figuruje w rejestrze, a pieczęć jest inna? Jakie kroki powinna podjąć?
Read the worked answer
Legalizacja polega na poświadczeniu autentyczności dokumentu. Wątpliwości co do numeru i pieczęci wymagają wyjaśnienia. Izba powinna: 1) sprawdzić, czy numer dyplomu odpowiada przedziałowi numerów z 2015 r. (np. na podstawie zachowanych list zdających lub innych dokumentów); 2) zweryfikować, czy pieczęć mogła być używana w 2015 r. – jeśli izba zmieniła pieczęć w 2016 r., to pieczęć z 2015 r. może być inna, ale trzeba potwierdzić, że była wówczas używana; 3) przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, np. przesłuchać świadków (członków komisji z 2015 r.), przejrzeć ocalałe dokumenty; 4) jeśli autentyczność zostanie potwierdzona, można dokonać legalizacji z adnotacją o przeprowadzonym postępowaniu; 5) jeśli nie da się potwierdzić, izba powinna odmówić legalizacji i poinformować pana Nowaka o możliwości wystąpienia o duplikat lub zaświadczenie. W przypadku zniszczenia dokumentacji, izba może wydać zaświadczenie na podstawie innych dowodów.
2. Jakie znaczenie dla legalizacji ma zmiana pieczęci izby?
Read the worked answer
Zmiana pieczęci nie przekreśla ważności dokumentów wydanych wcześniej. Legalizacja dotyczy autentyczności podpisu i pieczęci w momencie wydania dokumentu. Izba powinna posiadać wzory pieczęci z poszczególnych lat lub inne dowody potwierdzające używanie danej pieczęci. Jeśli pieczęć na dyplomie odpowiada wzorowi z 2015 r., nie ma problemu. Jeśli nie, należy wyjaśnić rozbieżność. W praktyce izba może wydać zaświadczenie, że pieczęć była używana w danym okresie. Ważne, aby nie odmawiać legalizacji tylko z powodu zmiany pieczęci, jeśli można potwierdzić autentyczność innymi środkami.