Angebot, Festpreis und Abrechnung bei Privatversichertem mit Beihilfe

Preislogik (Beispielrechnung, Brutto):

• Premiumgerät: 2 × 2.400 € = 4.800 €
• Otoplastiken: 2 × 120 € = 240 €
• Anpassung, In-situ-Messung, Nachsorge: 2 × 90 € = 180 €
• Summe: 5.220 €
• Erstattung PKV: 2 × 1.500 € = 3.000 € (tarifliche Begrenzung)
• Erstattung Beihilfe: 50 % der beihilfefähigen Kosten, hier begrenzt – bei 50 % von 3.000 € = 1.500 €, sofern beihilfefähig
• Eigenanteil des Kunden: ca. 5.220 € − 3.000 € − 1.500 € = 720 € (zzgl. nicht erstattungsfähiger Positionen)

Wichtig: Der Festbetrag von 800 € pro Gerät ist die Kassenleistung im GKV-System; bei PKV/Beihilfe gilt der tarifliche Rahmen, nicht der Festbetrag. Die beiden Systeme dürfen nicht vermischt werden. Die konkrete Erstattung hängt vom Tarif und der Beihilfefähigkeit ab – das ist nicht garantiert, sondern eine Prognose auf Basis der vorliegenden Unterlagen.

Warum kein Festpreis ohne Nachzahlung:

1. Die Erstattung liegt außerhalb meines Einflussbereichs; ich kann keine Zusage für die Entscheidung von PKV und Beihilfestelle geben.
2. Ein Festpreis „alles inklusive“ müsste das Risiko der Nicht-Erstattung einpreisen – das verteuert das Angebot für alle Kunden.
3. Seriös ist ein verbindliches Angebot über meine Leistungen (Geräte, Otoplastik, Anpassung, Nachsorge) mit klarer Angabe des Eigenanteils als Prognose und dem Hinweis, dass die Erstattung erst nach Bewilligung feststeht.

Angebotsgestaltung: Drei Varianten (Basis, Mittelklasse, Premium) mit jeweiligem Eigenanteil, schriftlich, mit Gültigkeitsdauer, Zahlungsziel und Hinweis auf die Probezeit. Der Kunde entscheidet informiert – nicht durch Druck, sondern durch Transparenz.

Rechtlich: Die Zahlungsvereinbarung ist grundsätzlich frei verhandelbar (Vertragsfreiheit). Ein Zahlungsziel von vier Wochen nach Lieferung ist möglich, wenn es vereinbart wird – aber nicht als einseitige Bedingung des Kunden. Der Hörakustiker trägt in dieser Zeit das Kreditrisiko und die Vorfinanzierung der Geräte.

Abrechnungsregeln:

• Bei GKV-Versorgung gilt: Die Krankenkasse erstattet nach Vorlage der Abrechnung; der Eigenanteil wird mit dem Kunden abgerechnet. Eine Stundung des gesamten Betrages über vier Wochen ist nicht vorgesehen und verschiebt die Abrechnung.
• Bei PKV/Beihilfe rechnet der Kunde in der Regel selbst ab (Erstattungsprinzip); der Hörakustiker stellt dem Kunden eine Rechnung, die dieser bei PKV und Beihilfe einreicht. Die Zahlungspflicht des Kunden entsteht mit Rechnungsstellung, nicht mit der Erstattung.
• Eine Probezeit ist ein separates Instrument: Der Kunde testet, entscheidet sich, dann wird gekauft. Während der Probezeit ist das Gerät oft leihweise überlassen; eine Leihgebühr oder ein Kaufvorbehalt ist üblich und sollte vorher schriftlich vereinbart werden.

Risiko: Wenn der Kunde nach vier Wochen das Gerät nicht kauft, ist die Ware gebraucht und nur eingeschränkt verwertbar. Das Risiko muss im Angebot abgebildet sein (Leihgebühr, Reinigungspauschale, Wertminderung).

Lösungsvorschlag:

1. Probezeit mit Leihvertrag: Gerät wird für vier Wochen leihweise überlassen, Leihgebühr z. B. 50 € pro Gerät, die bei Kauf angerechnet wird.
2. Zahlungsziel von 14 Tagen nach Kaufentscheidung, nicht nach Lieferung.
3. Teilzahlung bei Kauf: 50 % bei Übergabe, Rest nach 14 Tagen – oder Ratenzahlung mit schriftlicher Vereinbarung.
4. Rechnung so stellen, dass der Kunde sie sofort bei PKV/Beihilfe einreichen kann; Erstattungseingang ist nicht Zahlungsvoraussetzung.

Alles schriftlich, mit Unterschrift, und mit Hinweis auf die gesetzlichen Widerrufsrechte bei Fernabsatz, falls einschlägig.

1. Dokumentation der Versorgung: Audiogramm, Sprachaudiometrie, In-situ-Messung (REIG), Rückkopplungsmessung, Otoplastikdaten, Geräteeinstellungen, Beratungsprotokoll, Angebot und Rechnung – alles in der Kundenakte, datiert und versioniert.

2. Nachsorgeprotokoll: Termine nach 2, 6 und 12 Wochen; Erfassung von Tragezeit, Zufriedenheit (z. B. standardisierter Fragebogen wie IOI-HA), Problemen im Alltag, Nachjustierungen. Ohne standardisierte Erhebung ist „der Kunde ist zufrieden“ keine Qualitätsaussage.

3. Kennzahlen im Betrieb:

• Nachbesserungsquote pro 100 Versorgungen
• Reklamationsquote Otoplastik (Passform, Bruch)
• Anteil der Versorgungen mit dokumentierter In-situ-Messung (Ziel: 100 %)
• durchschnittliche Anzahl Nachkontrolltermine
• Storno-/Rückgabequote in der Probezeit
• Abrechnungsfehlerquote (z. B. falsche Festbetragsansätze)

4. Regelmäßige Auswertung: Monatliche Besprechung der Kennzahlen, Ursachenanalyse bei Ausreißern (z. B. gehäufte Otoplastik-Reklamationen → Abformung prüfen, Materialwahl prüfen).

5. Mitarbeiterqualifikation: Fortbildungsplan, interne Fallbesprechungen, Vier-Augen-Prinzip bei komplexen Anpassungen.

6. Beschwerdemanagement: Einheitliche Erfassung, Bearbeitungsfristen, Rückmeldung an den Kunden, Auswertung nach Beschwerdeart.

7. Datenschutz: Kundenakten und Messdaten DSGVO-konform, Zugriffsrechte geregelt, Aufbewahrungsfristen beachtet.

Der Nutzen: Qualität wird messbar, Fehler werden systemisch statt personenbezogen korrigiert, und die Dokumentation ist im Streitfall belastbar.