Chọn từ xưng hô trong thư gửi cơ quan
Bạn viết thư khiếu nại bằng tiếng Việt gửi Sở Giao thông về việc xe buýt tuyến 14 bỏ chuyến ba lần trong tuần. Bản nháp mở đầu: "Chào các anh chị, tôi là Nguyễn Văn A, tôi rất bực mình vì chuyện xe buýt...". Giáo viên nhận xét giọng điệu quá thân mật, thiếu chuẩn mực hành chính, và yêu cầu viết lại phần mở đầu và kết thúc. Bạn cần giữ đủ thông tin: số chuyến bị bỏ (3), tuyến (14), thời gian (tuần trước), yêu cầu cụ thể (giải thích và bồi hoàn vé tháng). Thư dài không quá 200 từ.
1. Hãy viết lại phần mở đầu và phần kết thúc cho phù hợp với thể loại thư hành chính, giải thích lựa chọn từ xưng hô và cấu trúc câu.
Read the worked answer
Mở đầu gợi ý: "Kính gửi Ban Giám đốc Sở Giao thông vận tải," rồi giới thiệu: "Tôi tên là Nguyễn Văn A, cư trú tại... Tôi viết thư này để phản ánh việc tuyến xe buýt số 14 bỏ ba chuyến trong tuần trước."
Kết thúc gợi ý: "Rất mong Quý Sở xem xét và có ý kiến trả lời bằng văn bản. Trân trọng cảm ơn." Kèm chữ ký và ngày tháng.
Lý do: Trong văn bản hành chính tiếng Việt, cặp xưng hô chuẩn là "tôi – Quý Sở/Ban Giám đốc", không dùng "các anh chị" (thân mật, ngang hàng) hay "em" (khiêm nhường quá mức, không phù hợp công dân gửi cơ quan). Câu cần đủ chủ ngữ – vị ngữ, tránh câu cảm thán bộc lộ cảm xúc ("rất bực mình") vì mục tiêu là nêu sự việc và yêu cầu, không phải bộc lộ tức giận. Cách viết "phản ánh" thay cho "chuyện" nâng mức trang trọng. Việc giữ nguyên số liệu (3 chuyến, tuyến 14) bảo đảm thông tin không bị mất khi đổi giọng điệu.
2. Nếu chỉ được sửa ba chỗ trong bản nháp để đạt chuẩn mực hành chính mà vẫn giữ độ dài dưới 200 từ, bạn ưu tiên sửa chỗ nào và vì sao?
Read the worked answer
Ưu tiên: (1) lời chào → "Kính gửi..."; (2) đại từ "tôi" thay cho cách tự xưng suồng sã và bỏ từ đánh giá cảm xúc "rất bực mình", thay bằng câu nêu sự kiện khách quan; (3) thêm câu kết yêu cầu trả lời và lời cảm ơn trang trọng.
Lý do: ba chỗ này tạo ra khung thể loại (chào – trình bày – yêu cầu/kết), là yếu tố người chấm xét trước tiên. Các lỗi khác như dấu câu hay từ lặp ít ảnh hưởng đến tính phù hợp thể loại hơn. Giữ nguyên số liệu và yêu cầu bồi hoàn vì đó là nội dung không thể cắt nếu muốn thư có hiệu lực.