Divergência entre dois sistemas de registro
Dois sistemas registram o mesmo conjunto de atendimentos. O sistema X registra 12.400 atendimentos no mês e o sistema Y registra 11.150. A diferença de 1.250 casos precisa ser explicada antes da publicação. A equipe apurou que: 900 registros de X não têm identificação completa do usuário; 400 registros de Y foram lançados com data retroativa de dois meses; e há 150 casos que aparecem nos dois sistemas com grafias diferentes do mesmo nome. Não há tempo para auditar caso a caso, e o prazo de publicação é de três dias. O número oficial será usado para dimensionar uma política pública do ano seguinte.
1. Como decompor a diferença de 1.250 casos e o que ela revela sobre a comparabilidade dos sistemas?
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A diferença bruta é 12.400 − 11.150 = 1.250. As pistas apontam para causas distintas: os 900 registros sem identificação completa em X podem ser atendimentos reais com qualidade de cadastro ruim, ou duplicidades não detectáveis; é preciso tratá-los como incertos, não como erro automaticamente. Os 400 registros retroativos em Y referem-se a outro período e não deveriam compor o mês, o que sugere que Y está subestimado no mês corrente e superestimado no anterior. Os 150 casos com grafias diferentes são, muito provavelmente, o mesmo atendimento contado duas vezes em X, o que reduziria X para 12.250.
Somando as explicações conhecidas, 400 + 150 = 550 casos têm causa identificada; os 900 sem identificação explicam o restante da ordem de grandeza, mas não de forma conclusiva. A conclusão é que os sistemas não são diretamente comparáveis: medem com regras de data e de identificação diferentes, e a diferença não é um erro único a ser corrigido por um fator.
2. Qual número usar para dimensionar a política pública, dado que o prazo impede auditoria caso a caso?
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Para dimensionamento de política, o erro relevante é o que subestima a demanda. O número de X (12.400) é o maior e inclui os 900 sem identificação, que podem ser atendimentos reais; usar Y (11.150) arriscaria subdimensionar a política por causa dos 400 lançamentos fora do período. Uma escolha defensável é publicar X ajustado pelas duplicidades prováveis (12.250) como limite superior, e Y corrigido como limite inferior, apresentando o intervalo em vez de um número único.
O dimensionamento deve usar o limite superior, com nota metodológica, porque o custo de superdimensionar é menor que o de deixar população sem atendimento. O número não deve ser apresentado como contagem exata: deve vir com a decomposição da diferença e a indicação de que os 900 casos sem identificação são a principal fonte de incerteza, a ser resolvida em auditoria posterior.
3. Que recomendação de processo evitaria a repetição do problema no próximo ciclo?
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A recomendação deve atacar as três causas identificadas. Primeiro, padronizar a identificação do usuário no momento do registro, com campos obrigatórios e validação, para eliminar os registros sem identificação completa. Segundo, definir a regra de competência temporal: um atendimento pertence ao mês em que ocorreu, e lançamentos retroativos devem ser marcados como tais, sem contaminar a contagem do mês corrente. Terceiro, implantar deduplicação por chave estável, e não por nome, já que grafias diferentes do mesmo nome geraram 150 duplicidades.
Além disso, recomenda-se uma reconciliação mensal entre X e Y antes da publicação, com registro das diferenças e de suas explicações. O objetivo não é forçar os sistemas a coincidir, mas tornar a diferença explicável e estável. Sem isso, cada ciclo repetirá a mesma discussão sob pressão de prazo.