Cargue fallido a las 23:57 y certificación ilegible: ¿qué es subsanable y qué no?
El 14 de marzo de 2025, a las 23:59, cerró la etapa de inscripción. Andrea cargó el 12 de marzo su hoja de vida y su diploma de abogada con acta de grado. El 14 de marzo, a las 23:57, intentó adjuntar la certificación que acredita 6 años y 2 meses de ejercicio profesional en una notaría; el portal arrojó error 502 y el archivo solo quedó registrado a las 00:03 del 15 de marzo. Además, el certificado de existencia y representación que adjuntó es una fotografía movida: no se lee el NIT ni la fecha de expedición, aunque el documento sí aparece listado en el expediente electrónico. El sistema emitió comprobante con la anotación «documentación incompleta». Las bases (Acuerdo 01 de 2025) prevén verificación de requisitos y una etapa de subsanación, y advierten que la falta de acreditación de los requisitos mínimos no es subsanable. Andrea no presentó reclamación en el término que fijó el cronograma.
1. Determine si el cargue registrado a las 00:03 del 15 de marzo puede tenerse por oportuno y qué ruta debe seguir Andrea para que se valore esa certificación.
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Regla aplicable. El término de inscripción vence con el cierre del día fijado; lo que ocurre después es extemporáneo, salvo que la falla sea imputable a la administración y esté documentada.
Aplicación. Hay que separar dos hechos: (i) el error 502 en el portal, que es una falla técnica del sistema dispuesto por la entidad; (ii) la hora de registro del archivo. La carga de la prueba se inclina según quién controla la plataforma: Andrea debe aportar el comprobante del intento de las 23:57, el mensaje de error, capturas con hora y, si existe, el radicado de un derecho de petición. Con eso no se «amplía» el término: se acredita que el acto de cargue se inició dentro del plazo y que un defecto del medio impidió su consumación.
Ruta. Primero, solicitud de verificación técnica ante la entidad que administra la plataforma; segundo, reclamación escrita pidiendo que se incorpore el documento al expediente con constancia de la falla. La ausencia de reclamación previa no sanea el defecto, pero debilita la posición probatoria.
Conclusión. El documento no es extemporáneo por su hora de registro si se prueba la falla; es un problema de prueba, no de cómputo del plazo.
2. Distinga el tratamiento del certificado ilegible frente al del diploma ya aportado y determine si la ilegibilidad es causal de exclusión.
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Criterio de distinción. No es lo mismo no acreditar el requisito mínimo que aportar un medio de prueba defectuoso de un requisito que sí se cumple. La primera situación no es subsanable; la segunda lo es, porque el defecto es formal y el sustrato fáctico ya existe en el expediente.
Aplicación al certificado. El documento está listado en el expediente electrónico: existe, fue cargado en término y su contenido es verificable ante la fuente que lo expidió. La ilegibilidad del NIT o de la fecha no destruye la existencia de la certificación; se corrige con una copia legible, con consulta al registro mercantil o con oficio a la Cámara de Comercio. Calificarla como «falta de requisito» sería formalismo excesivo y contrariaría el principio de prevalencia del derecho sustancial.
Matiz. Si el certificado fuera el único medio para probar un requisito mínimo (por ejemplo, el título de abogado) y no existiera fuente alterna de verificación, la ilegibilidad se acercaría a la falta de acreditación. No es el caso del diploma, ya aportado con acta de grado.
Conclusión. Es subsanable dentro de la etapa de subsanación; la entidad debe requerir la copia legible y no excluir a la aspirante por ese hecho.