Tableaux et diagrammes
Deux outils distincts : le tableau organise des données en lignes et colonnes ; le diagramme (SmartArt ou équivalent) représente visuellement des relations (hiérarchie, processus, cycle, liste). Un graphique (chart) représente des données chiffrées.
Tableaux
Un tableau se compose de cellules, lignes, colonnes, ligne d'en-tête et lignes de total. On peut fusionner ou fractionner des cellules, ajuster la hauteur de ligne et la largeur de colonne, répartir uniformément, appliquer un style de tableau avec lignes à bandes. Les styles de tableau gèrent l'en-tête, les bandes et la mise en évidence de la première colonne. Piège classique : un tableau trop dense sur une diapositive ; mieux vaut extraire les chiffres clés et les illustrer par un graphique.
Graphiques
Choisir le type selon le message : colonnes pour comparer des catégories, lignes pour une évolution, secteurs pour une répartition (peu de catégories), barres pour des libellés longs. Les éléments modifiables : titre, légende, étiquettes de données, axes, quadrillage, série. Un graphique peut être lié à des données externes : la mise à jour dépend alors du lien.
Diagrammes
Choisir la catégorie selon la nature de l'information : liste, processus, cycle, hiérarchie, relation, matrice, pyramide. On peut ajouter ou supprimer des formes, changer de disposition, convertir le diagramme en formes individuelles (opération irréversible pour la mise en forme automatique).
Pièges fréquents
Confondre graphique et diagramme ; croire qu'un graphique en secteurs convient à vingt catégories ; convertir un diagramme en formes puis vouloir retrouver la mise en forme automatique ; oublier que les données d'un graphique se modifient via le tableau de données, pas en cliquant sur la légende.
Exemple travaillé
Message : évolution du chiffre d'affaires sur 12 mois. Type retenu : courbe. Ajouts : titre explicite, axe des ordonnées avec unité, étiquettes sur les points clés uniquement, légende si plusieurs séries.
Règle de pouce : comparaison = colonnes, évolution = lignes, répartition = secteurs (peu de parts).