Améliorer la productivité : relier et incorporer
La productivité repose sur la réutilisation de contenu et sur la distinction entre lien et incorporation. Cette distinction est la source la plus fréquente d'erreurs en examen.
Lier ou incorporer
Un objet incorporé est copié dans le fichier de présentation : il est autonome, mais il ne se met pas à jour si la source change, et il augmente le poids du fichier. Un objet lié reste stocké dans le fichier source : il se met à jour automatiquement, mais il est introuvable si le fichier source est déplacé, renommé ou absent. La commande de collage spécial permet de choisir : coller comme objet lié ou incorporé, ou coller comme image (aucun lien, aucune mise à jour).
Réutilisation et gain de temps
Réutiliser des diapositives d'une autre présentation, dupliquer une diapositive pour en créer une variante, enregistrer un thème ou un modèle pour les prochaines présentations, utiliser le volet de recherche de diapositives, créer des sections pour organiser un long diaporama. Les commentaires et le suivi des modifications facilitent la relecture.
Pièges fréquents
Croire qu'un objet incorporé se met à jour ; croire qu'un objet lié fonctionne sans le fichier source ; coller comme image puis s'étonner de l'absence de mise à jour ; oublier que les liens pointent vers un chemin de fichier, ce qui casse lors d'un envoi par courriel.
Exemple travaillé
Un tableau de chiffres provient d'un classeur et doit refléter les mises à jour tout au long du projet. Solution : coller comme objet lié, conserver le classeur au même emplacement, puis vérifier la mise à jour à l'ouverture. Si la présentation doit être envoyée à l'extérieur, remplacer par un collage incorporé ou une image.
Règle de pouce : besoin de mise à jour = lien ; besoin d'autonomie = incorporation ; besoin de figer = image.