Importation, exportation et sécurisation
Cette partie couvre les échanges de fichiers et la protection du contenu. Trois questions typiques : quel format pour quel usage, comment protéger une présentation, comment diffuser sans modifier.
Importation et exportation
On peut importer du texte depuis un traitement de texte, des diapositives d'une autre présentation, des images, des tableaux et des données. À l'exportation, les formats courants sont : le format de présentation natif (modifiable), le PDF (mise en page figée, lisible partout), le PDF/XPS, les images (PNG, JPEG) par diapositive, la vidéo, et le format de diaporama autonome. Le format natif reste nécessaire pour modifier ; le PDF convient pour diffuser ou imprimer.
Sécurisation
On distingue : le mot de passe d'ouverture (empêche l'accès au fichier), le mot de passe de modification (autorise la lecture mais pas la modification), la marque de fichier final (lecture seule, non modifiable sans la désactiver), la signature numérique (garantit l'origine et l'intégrité), et la protection par droits (restreindre impression, copie). Un mot de passe oublié ne se récupère pas : conserver une copie non protégée.
Pièges fréquents
Croire que le PDF est modifiable comme le format natif ; confondre mot de passe d'ouverture et de modification ; croire qu'un fichier marqué final est totalement inviolable (la marque peut être désactivée) ; oublier que l'exportation en images perd l'animation et le son.
Exemple travaillé
Une présentation doit être envoyée à des partenaires : ils doivent la lire sans pouvoir la modifier. Solution : exporter en PDF protégé par un mot de passe d'ouverture, ou enregistrer au format natif avec un mot de passe de modification et une marque de fichier final. Vérifier le rendu et le poids avant envoi.
Règle de pouce : modifier = format natif ; lire partout = PDF ; empêcher l'accès = mot de passe d'ouverture ; empêcher la modification = mot de passe de modification ou fichier final.