État civil : registre endommagé et délai de concours
Le centre secondaire d'état civil de la commune de Dubréka reçoit, un mardi matin, une candidate au concours de la fonction publique. Elle présente une carte d'identité et demande un extrait de naissance. L'agent constate que le registre de 1999, année de sa naissance déclarée, a été endommagé par une infiltration d'eau : les pages 40 à 55 sont illisibles. Le chef de centre est en mission pour trois jours. Deux agents sont présents, dont un stagiaire. La candidate doit déposer son dossier au plus tard le vendredi à 16 heures, sous peine d'exclusion. Elle affirme que sa voisine, née la même année, a obtenu un extrait la semaine dernière. Le maire adjoint, joint par téléphone, suggère de « faire un papier provisoire » pour ne pas pénaliser la candidate. Le centre dispose d'un double du registre déposé au tribunal, mais la procédure de consultation n'est pas décrite dans la note interne. Le stagiaire propose de recopier les informations données oralement par la candidate.
1. Quelles vérifications et quelles démarches le responsable du centre doit-il engager avant toute délivrance ?
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Avant toute délivrance, il faut séparer trois questions : l'identité, la preuve de la naissance et la compétence de l'agent.
- Vérifier l'identité de la demandeuse et le lien entre la demande et la personne concernée.
- Rechercher l'acte dans le double déposé au tribunal : c'est la première source à exploiter, car le registre communal est illisible. Si l'acte y figure, une copie peut être établie selon la procédure prévue, avec mention de la source.
- Si le double ne contient pas l'acte, le centre ne peut ni reconstituer l'acte d'office ni recopier des déclarations orales. Il délivre une attestation de recherche infructueuse et oriente vers la procédure de jugement supplétif.
- Le stagiaire ne peut pas signer ; l'adjoint doit assurer l'intérim selon l'organisation du service.
Le « papier provisoire » est à écarter : un document provisoire non prévu par les textes crée un faux document et engage la responsabilité de son signataire. La proximité du délai ne justifie pas une irrégularité.
2. Rédigez l'orientation à donner à la candidate, en distinguant l'obligation de service et la procédure judiciaire.
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« Madame, votre demande a été enregistrée. Le registre de 1999 étant partiellement illisible, nous recherchons d'abord l'acte dans le double déposé au tribunal. Si l'acte est retrouvé, un extrait vous sera délivré dans les meilleurs délais. Si l'acte n'est pas retrouvé, le centre vous remettra une attestation de recherche infructueuse ; vous devrez alors saisir le tribunal compétent pour obtenir un jugement supplétif, puis revenir avec ce jugement pour l'établissement de l'acte. Nous ne pouvons pas délivrer un document provisoire non prévu par la réglementation. Compte tenu du délai du vendredi 16 heures, nous vous conseillons de signaler dès maintenant votre situation à l'autorité organisatrice du concours, avec l'attestation de recherche, afin de documenter votre dossier. »
Cette réponse remplit l'obligation d'accueil et d'information, sans fabriquer un acte. Elle protège l'agent et donne à la candidate une voie légale et documentée.