Facture de carburant et crédits épuisés à l'hôpital préfectoral
L'hôpital préfectoral de Siguiri exécute un budget de 1,2 milliard de francs guinéens. Au 30 septembre, les crédits de biens et services sont consommés à 85 %. Le 4 octobre, le fournisseur de carburant présente une facture de 45 millions pour des livraisons de septembre, déjà réceptionnées par le magasin. Le directeur veut faire payer immédiatement, car les groupes électrogènes sont à l'arrêt. Le contrôleur financier rappelle que l'engagement doit être préalable et que le solde disponible est de 18 millions. Le comptable indique qu'un virement de crédits est possible depuis le chapitre « entretien », où 60 millions restent disponibles, mais la commission compétente ne siège que le 20 octobre. Le fournisseur menace de suspendre les livraisons. Un agent propose de payer 18 millions maintenant et le reste « après le virement ».
1. Qualifiez la situation au regard des principes de la comptabilité publique : engagement préalable, service fait et disponibilité des crédits.
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La situation cumule plusieurs difficultés.
- Engagement préalable : la facture de septembre n'a pas été précédée d'un engagement sur crédits disponibles. Or la dépense doit être engagée avant exécution ; la régularisation a posteriori n'efface pas l'irrégularité initiale.
- Disponibilité des crédits : le solde de 18 millions ne couvre pas 45 millions. Payer intégralement créerait un dépassement de crédits.
- Service fait : la réception par le magasin établit la réalité de la livraison, mais elle ne crée pas de crédits. Elle permet seulement de certifier la dette, pas de la payer hors crédits.
Le paiement partiel de 18 millions n'est pas une solution neutre : il reconnaît la dette et peut être irrégulier si l'engagement n'est pas régularisé. La menace du fournisseur ne justifie pas une dépense irrégulière. Le virement de crédits est la voie normale, mais il doit être autorisé avant tout paiement.
2. Proposez une conduite à tenir et un calendrier jusqu'au 20 octobre.
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Conduite à tenir :
- Constater par écrit l'absence d'engagement et le montant disponible (18 millions).
- Préparer une demande de virement de crédits d'au moins 27 millions depuis le chapitre « entretien », pour couvrir la facture de 45 millions.
- Informer le fournisseur par écrit du calendrier et demander le maintien des livraisons, sans promettre un paiement immédiat.
- Rechercher, si le carburant est indispensable, une solution d'urgence régulière : fourniture directe, avance autorisée ou arbitrage du niveau compétent.
- Ne pas payer 18 millions « en attendant » sans base juridique claire.
Calendrier : 4-5 octobre, instruction du dossier et demande de virement ; 20 octobre, commission de virement ; après décision, engagement, liquidation et paiement. Ce calendrier est transparent et respecte la procédure.
3. Quelles mesures simples le directeur peut-il prendre pour éviter que la situation se reproduise ?
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Il peut instaurer un suivi mensuel de la consommation des crédits, avec alerte à 70 % puis à 85 %. Il doit exiger que tout bon de commande soit précédé d'un engagement disponible, et tenir un échéancier des factures prévisibles, notamment le carburant. Un stock tampon ou un contrat cadre avec seuil d'alerte peut éviter la rupture. Enfin, la formation des agents ordonnateurs et la diffusion d'une note de procédure interne sur l'engagement, la liquidation et le paiement réduisent les risques. L'objectif n'est pas de contourner le contrôleur financier, mais de lui fournir des dossiers complets et anticipés.