Fichier RH, doublons et publipostage de 380 convocations
Le service des ressources humaines d'une direction préfectorale dispose de trois ordinateurs pour douze agents. Un fichier « liste_agents_2024.xlsx » circule par clé USB et par courriel. Il contient 420 lignes, mais le contrôleur constate 37 doublons apparents, des numéros de téléphone saisis dans quatre formats, des colonnes vides et deux agents décédés encore actifs. Le secrétaire doit envoyer 380 convocations par publipostage avant vendredi. Une stagiaire propose de supprimer les doublons « à l'œil » et d'envoyer le fichier à tous les chefs de service pour vérification. Le chef de service craint une fuite de données personnelles et une altération du fichier.
1. Proposez un ordre de traitement du fichier avant le publipostage, en justifiant chaque étape.
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Ordre recommandé :
- Copier le fichier et travailler sur une copie datée ; conserver l'original intact.
- Définir les colonnes et les formats : identifiant unique, nom, prénom, date de naissance, téléphone, statut, service.
- Traiter les doublons par identifiant, puis vérifier manuellement les 37 cas : deux agents différents peuvent avoir le même nom.
- Normaliser les téléphones : chiffres seuls, préfixe identique, longueur contrôlée.
- Vérifier les agents décédés auprès de l'état civil ou du service compétent, et mettre à jour le statut.
- Contrôler le nombre de destinataires : 380 convocations attendues ; le fichier final doit correspondre.
- Lancer le publipostage uniquement après validation.
Supprimer « à l'œil » fait courir le risque de fusionner deux personnes ou d'effacer le mauvais dossier. Le publipostage ne corrige aucune erreur : il la diffuse à grande échelle.
2. Quelles mesures de sécurité et de traçabilité le chef de service doit-il imposer ?
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Il doit éviter d'envoyer le fichier complet à tous les chefs de service. Une solution est un dossier partagé avec droits d'accès limités, une version verrouillée et un responsable désigné des modifications. Les échanges par clé USB non maîtrisée doivent être interdits ou encadrés.
Mesures concrètes : pseudonymiser les fichiers de test, ne diffuser que les colonnes nécessaires, journaliser les corrections (date, auteur, motif), conserver une sauvegarde, et protéger le fichier par mot de passe si le support l'exige. Les 37 doublons et les deux décès doivent être documentés dans un registre de correction. Enfin, les agents doivent être sensibilisés à la confidentialité des données personnelles. La traçabilité permet de répondre à une contestation et de corriger une erreur sans refaire tout le fichier.