CSV del gestionale e report mensile con pilota dati
Il responsabile commerciale esporta ogni mese dal gestionale un file CSV di 2.386 righe con le colonne Data;Cliente;Regione;Agente;Importo. Aprendolo con doppio clic, le date del tipo 05/03/2024 finiscono allineate a sinistra e gli importi come 1.234,56 non si sommano: la barra di stato mostra «Somma: 0». Alcune righe hanno uno spazio in testa al nome del cliente, altre riportano lo stesso cliente in maiuscolo, e 14 righe hanno Importo vuoto. Il report richiesto è mensile per regione e agente, con numero di ordini e totale; il grafico deve mostrare l'andamento dei tre agenti sugli ultimi 12 mesi. Il file originale non può essere modificato: arriva da un altro ufficio e viene sovrascritto ogni mese, quindi ogni correzione deve poter essere rifatta o automatizzata.
1. Date e importi non si sommano. Come va impostata l'importazione e quali correzioni servono per aggregare i dati senza toccare il file originale?
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Il doppio clic apre il CSV con le impostazioni predefinite e, nel dialogo Importazione testo, il rilevamento dei formati speciali lavora in inglese: 05/03/2024 diventa testo e 1.234,56 viene letto come testo perché il separatore decimale atteso è il punto. La correzione va fatta nel dialogo, non dopo: File > Apri, selezionare il CSV, impostare Lingua = Italiano e Separatore = punto e virgola, poi nella tabella delle colonne scegliere per Data il tipo «Data (D/M/Y)» e per Importo «Standard» (o «Numerico»). Se si lascia la lingua su inglese, la colonna importo resta testo e la si può convertire con =VALORE(), ma il risultato dipende dalle impostazioni locali del documento: strada fragile, da evitare in un report che si ripete ogni mese.
Poiché il file viene sovrascritto, non lo si modifica: si importa in un foglio «Raw», si pulisce in un foglio «Dati» con =ANNULLA.SPAZI() e =MAIUSC()/=MINUSC(), e il pilota punta a «Dati». I 14 importi vuoti restano celle vuote, non zeri: vanno gestiti nel calcolo, altrimenti falsano medie e conteggi.
2. Come impostare il pilota dati per regione, agente e mese, e quali trappole di aggiornamento e conteggio vanno considerate?
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Con Dati > Pilota dati > Inserisci o modifica si sceglie come sorgente l'area del foglio «Dati» (meglio un intervallo nominale, così se il CSV cresce si aggiorna il riferimento invece di ridisegnare il pilota). Regione e Agente nei Campi riga, Data nei Campi colonna, Importo nei Dati come Somma, Cliente nei Dati come Conteggio.
Due punti di giudizio. Il raggruppamento per anno e mese compare solo se la colonna è di tipo data: se è testo il pilota non lo offre, quindi la correzione in importazione è un prerequisito, non un dettaglio estetico. «Conteggio di Cliente» conta le righe non vuote, cioè gli ordini, che è la grandezza richiesta; per contare clienti distinti il pilota non basta e serve una colonna di appoggio con CONTA.SE.
Il pilota non si aggiorna da solo: dopo ogni nuova importazione serve Dati > Aggiorna, e il grafico a linee con tre serie Agente va ricontrollato se cambia il numero di mesi. Il totale del pilota non è una quadratura: va confrontato con un controllo indipendente.
3. La somma dei totali del pilota supera di 1.110,00 € la formula di controllo SOMMA.SE e il conteggio delle righe differisce di 8. Come si spiega e come si verifica?
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Prima ipotesi: i due numeri non leggono lo stesso intervallo. Il pilota punta al foglio «Dati» pulito, la formula di controllo a «Raw»: la differenza corrisponde ai record con spazio iniziale o maiuscole diverse, che il criterio «Rossi» non intercetta in «Raw» ma che in «Dati» sono già normalizzati. Verifica: confrontare CONTA.SE(Raw;"Rossi") con CONTA.SE(Raw;"*Rossi*") e sommare con criterio jolly.
Seconda causa da escludere: righe nascoste da un filtro. SOMMA include le righe nascoste, SUBTOTALE(9; intervallo) no; se si confrontano i due totali e divergono, la differenza è esattamente il filtrato. Terza: celle in formato testo, da scoprire contando CONTA.NUMERI contro CONTA.VALORI sulla colonna Importo: se i due conteggi non coincidono, esistono importi non numerici che le somme ignorano.
Procedura consigliata: allineare l'intervallo di controllo a quello del pilota, usare SUBTOTALE per i totali a schermo e documentare nel foglio la differenza attesa, così il mese successivo il controllo non viene interpretato come errore.