Webinar da 6 minuti: schema, presentazione personalizzata ed export
Una società di consulenza ha preparato 22 diapositive Impress partendo da un modello ODP che usa due layout, «Titolo, contenuto» e «Due contenuti». Il file è stato creato su un portatile con il font Arial e aperto sul PC della sala riunioni, dove Arial non è installato: i titoli vanno a capo e due tabelle escono dai margini. Tre diapositive hanno lo sfondo grigio perché il relatore ha applicato un riempimento manuale, altre due hanno il titolo a 28 pt invece che a 32 pt. La sessione dura 6 minuti e va mostrata solo una selezione di 9 diapositive, in un ordine diverso dall'originale, senza eliminare le altre perché il file completo serve nel pomeriggio. Il PDF per i partecipanti deve contenere soltanto le diapositive proiettate e nessuna nota del relatore.
1. Come uniformare font e dimensioni sulle 22 diapositive senza intervenire una per una, e come gestire il font mancante?
Read the worked answer
Non si seleziona tutto e non si formatta a mano: si interviene su schema e layout. Visualizza > Schema mostra i master; nel master usato dal modello si imposta il segnaposto titolo a 32 pt e si verifica che i due layout non contengano sovrascritture. Le due diapositive con titolo a 28 pt hanno formattazione diretta, che vince sul layout: si selezionano e si applica Formato > Cancella formattazione diretta, oppure si riapplica il layout con Diapositiva > Layout, e il master torna a comandare. Le tre diapositive con sfondo grigio manuale vanno riportate al riempimento del master, altrimenti restano fuori dal tema e non si aggiornano ai cambiamenti futuri.
Per il font: Strumenti > Sostituisci caratteri permette di mappare Arial su un font presente su entrambe le macchine e di applicarlo a tutto il documento in un'operazione; in alternativa File > Proprietà > Carattere > Incorpora caratteri nel documento, accettando un file più pesante. La sostituzione è preferibile quando il file deve essere modificato da altri, l'incorporamento quando il layout deve restare identico.
2. Come proiettare solo 9 diapositive in un ordine diverso senza compromettere il file completo, e quali effetti collaterali considerare?
Read the worked answer
Si usa Presentazione > Presentazione personalizzata: si crea una voce «Webinar 6 minuti», si spuntano le 9 diapositive interessate e si ordinano con le frecce. Il file conserva tutte e 22 le diapositive e la versione completa del pomeriggio resta disponibile, senza duplicati da mantenere allineati.
È importante non nascondere le altre 13 con «Nascondi diapositiva»: quella è una proprietà della diapositiva, non della presentazione personalizzata, e cambierebbe anche l'esportazione PDF e la sequenza completa. Se invece le 13 non devono proprio comparire in nessun contesto, allora nasconderle è corretto, ma va deciso una volta e coerentemente con il PDF.
Attenzione ai tempi: la presentazione personalizzata eredita transizioni e progressione automatica delle diapositive originali. Se il deck era impostato in avanzamento automatico, i 6 minuti non sono garantiti: va usata la Prova sequenza per misurare la durata reale delle 9 diapositive selezionate.
3. Come ottenere un PDF con esattamente le 9 diapositive proiettate, senza note e con testi nitidi?
Read the worked answer
L'esportazione PDF non segue la presentazione personalizzata: esporta le diapositive del file nell'ordine del file, saltando quelle nascoste. Per avere nel PDF le sole 9 proiettate ci sono due strade. La prima: nascondere temporaneamente le 13 non usate, esportare con File > Esporta come PDF selezionando «Diapositive» e deselezionando «Note» e «Documenti distribuiti», poi ripristinare la visibilità; più sicuro lavorare su una copia. La seconda: creare una copia del file e cancellare o riordinare le diapositive, lasciando intatto l'originale.
Nel dialogo conviene controllare la compressione delle immagini, perché tabelle e testi devono restare leggibili, e verificare la gestione dei caratteri: se il PDF usa un font sostitutivo ricompare il problema dei titoli che vanno a capo, quindi la sostituzione dei caratteri va fatta prima dell'export. Controllo finale: 9 pagine, nessuna pagina di note, titoli su una sola riga.