हिंदी सूचना का प्रारूप: व्याकरण, स्वरूप और अधिकार
आप बिहार के एक प्रखंड कार्यालय में सहायक हैं। कार्यालयाध्यक्ष ने स्वच्छता अभियान के लिए हिंदी में एक सूचना तैयार करके आपको दी है और कहा है कि शाम चार बजे से पहले 40 प्रतियाँ फोटोकॉपी करके सभी शाखाओं में बाँट दें। मूल प्रारूप यह है: सूचना - सभी कर्मचारियों को सूचित किया जाता है कि दिनांक 15 सितम्बर को कार्यालय में स्वच्छता अभियान चलाया जायेगा। सभी कर्मचारी अपने अपने मेज़ साफ़ करना है। जो कर्मचारी समय पर उपस्थित नहीं रहेंगे उनके विरूद्ध कार्यवाही की जाएगी। कृपया इस सूचना को गंभीरता से लेना है। फोटोकॉपी मशीन खराब है और बाज़ार की दुकान पर भीड़ रहती है। आपके पास एक हिंदी व्याकरण की पुस्तक है। एक सहकर्मी कहता है कि जैसा लिखा है वैसा ही छाप दो, अधिकारी की गलती सुधारना हमारा काम नहीं; दूसरा कहता है कि सूचना में समय और स्थान ही नहीं लिखा, इसलिए कर्मचारी गलत जगह पहुँच जाएँगे।
1. मूल प्रारूप में कम से कम पाँच त्रुटियाँ पहचानिए। प्रत्येक त्रुटि, उसका प्रकार (वर्तनी, वचन, लिंग, क्रिया-रूप, योजक चिह्न) और सुधार लिखिए।
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- जायेगा → जाएगा (वर्तनी) - मानक हिंदी में खड़ी बोली का रूप जाएगा है; सूचना जैसे औपचारिक दस्तावेज़ में मानक वर्तनी आवश्यक है।
- अपने अपने → अपने-अपने (योजक चिह्न) - पुनरुक्त शब्दों के बीच योजक चिह्न लगता है।
- मेज़ साफ़ करना है → मेज़ साफ़ करेंगे (क्रिया-रूप तथा वचन) - कर्ता सभी कर्मचारी बहुवचन है, इसलिए क्रिया बहुवचन में होगी; करना है में अनुरोध और आदेश का मेल नहीं बैठता।
- विरूद्ध → विरुद्ध (वर्तनी) - शुद्ध रूप विरुद्ध है।
- कार्यवाही → कार्रवाई (मानक वर्तनी) - प्रशासनिक अर्थ में कार्रवाई मानक रूप है।
- गंभीरता से लेना है → गंभीरता से लेनी है (लिंग-अन्वय) - गंभीरता स्त्रीलिंग शब्द है, इसलिए क्रिया स्त्रीलिंग होगी।
- सूचना में तिथि के साथ समय और स्थान का अभाव (विषय-संपूर्णता) - यह व्याकरण की नहीं, प्रारूप की त्रुटि है, पर परिणाम में सबसे गंभीर है।
निष्कर्ष: छह भाषिक त्रुटियाँ और एक प्रारूपिक त्रुटि हैं; केवल वर्तनी सुधारने से सूचना काम नहीं करेगी।
2. क्या आप सहकर्मी की बात मानकर प्रारूप ज्यों-का-त्यों छाप देंगे? अपना निर्णय और अधिकारी के सामने रखने योग्य विकल्प लिखिए।
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निर्णय: ज्यों-का-त्यों नहीं छापूँगा, पर स्वयं भी सूचना का आशय बदलकर अधिकारी के आदेश को नया रूप नहीं दूँगा।
कारण:
- सूचना एक बार छपकर बँटने के बाद कार्यालय का सार्वजनिक दस्तावेज़ बन जाती है; उसमें छपी भूल अधिकारी की नहीं, पूरे कार्यालय की मानी जाती है और बाद में सुधारना संभव नहीं रहता।
- त्रुटियुक्त सूचना से कर्मचारी गलत समय या गलत स्थान पर पहुँचेंगे, जिससे अनुशासनहीनता का आरोप और शिकायत दोनों बनेंगे।
- दूसरी ओर, सहायक को यह अधिकार नहीं कि वह अधिकारी के आदेश का अर्थ बदले; इसलिए सुधार केवल भाषा और प्रारूप का, आदेश का नहीं।
अधिकारी के सामने रखने योग्य विकल्प: (क) भाषा-शुद्ध प्रारूप, जिसमें तिथि, समय, स्थान और अपेक्षित कार्य जोड़ा गया हो, हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत किया जाए; (ख) यदि अधिकारी उपलब्ध न हों तो वरिष्ठ लिपिक से सुधारे प्रारूप पर हस्ताक्षर या प्रारंभिक अनुमोदन लिया जाए; (ग) समय पर छपाई न हो पाने की स्थिति में लिखित रूप में कारण दर्ज किया जाए। यह मार्ग न आदेश का उल्लंघन है और न भूल को छापने की लापरवाही।
3. सूचना को तीन-चार वाक्यों में इस तरह फिर से लिखिए कि तिथि, समय, स्थान और कर्मचारी से अपेक्षित कार्य स्पष्ट हो तथा भाषा औपचारिक रहे।
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सूचना
सभी कर्मचारियों को सूचित किया जाता है कि दिनांक 15 सितंबर, 20__ को पूर्वाह्न 10:00 बजे से कार्यालय परिसर में स्वच्छता अभियान चलाया जाएगा। सभी कर्मचारी अपने-अपने मेज़, फ़ाइल-अलमारी और कुर्सियाँ साफ़ करेंगे तथा कूड़ा निर्धारित कूड़ेदान में ही डालेंगे। अभियान में अनुपस्थित रहने वाले कर्मचारियों के विरुद्ध नियमानुसार कार्रवाई की जाएगी।
- कार्यालयाध्यक्ष
क्यों यह प्रारूप काम करता है:
- पाँच प्रश्नों के उत्तर मौजूद हैं - कब (तिथि और समय), कहाँ (कार्यालय परिसर), कौन (सभी कर्मचारी), क्या (मेज़, अलमारी, कुर्सी की सफ़ाई और कूड़ा), और न करने पर क्या (नियमानुसार कार्रवाई)।
- भाषा एकरूप है - पूरी सूचना में कर्मचारी बहुवचन के अनुरूप क्रिया है, और गंभीरता जैसे स्त्रीलिंग शब्द से जुड़ी क्रिया स्त्रीलिंग रखी गई है।
- कृपया और कार्रवाई का मेल ठीक किया गया - सूचना आदेश है, इसलिए अनुरोध और चेतावनी को अलग-अलग वाक्यों में रखा गया, मिश्रित नहीं।
- प्राधिकार स्पष्ट है - अंत में पदनाम है, जिससे पता चलता है कि सूचना किसकी ओर से है।