कार्यालय आदेश के मसौदे की शुद्धि: वर्तनी, कारक और वचन
एक जिला पुलिस कार्यालय में सहायक अभिलेखक ने 46 कर्मचारियों के लिए निम्नलिखित कार्यालय आदेश का मसौदा तैयार किया और सहायक आयुक्त के अनुमोदन हेतु भेजा:
"सभी कर्मचारियों को सूचित किया जाता है कि आगामी सोमवार से कार्यालय में समय पर उपस्थित रहना अनिवार्य है। जो कर्मचारी विलम्ब से आयेंगे, उनके विरूद्ध अनुशासनात्मक कार्यवाही की जायेगी। पिछले सप्ताह जो कर्मचारी अनुपस्थित रहे, उन्होंने अपना स्पष्टीकरण प्रस्तुत नहीं किया। सभी कर्मचारी अपने आवेदन पत्र सहायक का पास जमा करें और इस सूचना का पालन सुनिश्चित करें।"
सहायक आयुक्त ने टिप्पणी में लिखा है कि मसौदे में वर्तनी, कारक चिह्न तथा वचन संबंधी अशुद्धियाँ हैं, भाषा में कार्यालयीय औपचारिकता का अभाव है और "सहायक का पास" जैसे प्रयोग कार्यालयीन पत्राचार में स्वीकार्य नहीं हैं। मसौदा केवल चार वाक्यों का है, किंतु इसे उसी दिन शाम 5 बजे से पहले शुद्ध करके पुनः जारी करना है, नोटिस बोर्ड पर चस्पा करना है और पंजीकरण डायरी में प्रविष्टि संख्या अंकित करनी है।
1. मसौदे में पाँच अशुद्धियाँ पहचानिए, प्रत्येक का शुद्ध रूप लिखिए और बताइए कि वह किस श्रेणी की है।
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- "आयेंगे" → "आएँगे" (वर्तनी/क्रिया रूप) - भविष्यत् काल के बहुवचन आदरार्थ रूप में 'ए' पर अनुनासिकता आती है: आएँगे, जाएँगे। 'आयेंगे' में 'य' का प्रयोग अमानक है।
- "जायेगी" → "जाएगी" (वर्तनी) - 'जा' धातु के साथ भविष्यत् में 'ए' लिखा जाता है, 'ये' नहीं। यही अशुद्धि "आयेंगे" में भी है, अतः दोनों एक ही नियम से सुधरते हैं।
- "विरूद्ध" → "विरुद्ध" (वर्तनी) - 'वि + रुद्ध' में 'रु' का 'उ' ह्रस्व रहता है; दीर्घ 'ऊ' अमानक है।
- "अपना स्पष्टीकरण" → "अपने स्पष्टीकरण" (वचन/संबंध) - कर्ता 'कर्मचारी' बहुवचन है, अतः सर्वनाम-विशेषण 'अपना' भी बहुवचन 'अपने' होगा। वही अशुद्धि क्रिया में भी है: "प्रस्तुत नहीं किया" के स्थान पर "प्रस्तुत नहीं किए"।
- "सहायक का पास" → "सहायक के पास" (कारक चिह्न) - 'पास' के साथ संबंध कारक का 'के' चिह्न आता है, 'का' नहीं; 'पास' एक स्थिर पदबंध है जो 'के' के साथ ही प्रयुक्त होता है।
सहायक आयुक्त की टिप्पणी से मिलान करने पर स्पष्ट है कि पाँचों अशुद्धियाँ तीन श्रेणियों में बँटती हैं - दो वर्तनी, दो वचन तथा एक कारक - अतः सुधार केवल 'शब्द बदलने' का नहीं, व्याकरण के नियम लागू करने का कार्य है।
2. ऊपर दिए मसौदे का पूर्णतः शुद्ध रूप लिखिए।
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शुद्ध कार्यालय आदेश:
सभी कर्मचारियों को सूचित किया जाता है कि आगामी सोमवार से कार्यालय में समय पर उपस्थित रहना अनिवार्य है। जो कर्मचारी विलंब से आएँगे, उनके विरुद्ध अनुशासनात्मक कार्यवाही की जाएगी। पिछले सप्ताह जो कर्मचारी अनुपस्थित रहे, उन्होंने अपने स्पष्टीकरण प्रस्तुत नहीं किए। सभी कर्मचारी अपने आवेदन पत्र सहायक के पास जमा करें तथा इस सूचना का पालन सुनिश्चित करें।
सुधार का औचित्य: "आएँगे" और "जाएगी" में भविष्यत् का मानक रूप आया; "विरुद्ध" की वर्तनी ठीक हुई; कर्ता के बहुवचन के अनुसार "अपने स्पष्टीकरण" और क्रिया "किए" हुए; तथा "सहायक के पास" में संबंध कारक का सही चिह्न लगा। "तथा" का प्रयोग "और" के स्थान पर किया गया है, जिससे आदेश का स्वर अधिक औपचारिक होता है, किंतु अर्थ में कोई परिवर्तन नहीं हुआ - कोई नया नियम, समय या शर्त नहीं जोड़ी गई।
3. क्या "सभी कर्मचारी" के स्थान पर सर्वत्र "कर्मचारियों" लिखना आवश्यक है? और "विलम्ब" तथा "विलंब" में कौन-सा रूप कार्यालयीन आदेश में रखना चाहिए?
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"कर्मचारी" का रूप: आवश्यक नहीं। 'कर्मचारी' शब्द का बहुवचन प्रायः अपरिवर्तित रहता है, इसलिए जहाँ वह कर्ता (प्रथमा) में आता है वहाँ "सभी कर्मचारी उपस्थित रहेंगे", "जो कर्मचारी अनुपस्थित रहे" जैसा प्रयोग शुद्ध है। पर जहाँ कर्म या संप्रदान कारक आता है वहाँ विभक्ति जुड़ती है - "सभी कर्मचारियों को सूचित किया जाता है", "कर्मचारियों के लिए"। अतः निर्णय यह है कि सर्वत्र एक रूप थोपना अशुद्ध होगा; रूप कारक के अनुसार बदलेगा। यही कारण है कि मसौदे के पहले वाक्य में "कर्मचारियों" सही है और चौथे वाक्य में "सभी कर्मचारी" भी सही है - दोनों को एक जैसा करना आवश्यक नहीं।
"विलम्ब" और "विलंब": दोनों मान्य हैं; अंतर केवल बिंदु-प्रयोग का है। किंतु एक ही आदेश में दोनों रूप नहीं आने चाहिए, क्योंकि कार्यालयीन पत्राचार में एकरूपता (consistency) भी शुद्धता का अंग मानी जाती है। मानक हिंदी में "विलंब" अधिक प्रचलित है, अतः पूरे आदेश में "विलंब" रखना अधिक उपयुक्त होगा। परीक्षा में इस प्रकार का प्रश्न यह जाँचता है कि अभ्यर्थी वास्तविक अशुद्धि और शैलीगत पसंद में अंतर कर सकता है।