सरकारी पत्र एक पृष्ठ में: विषय, मार्जिन और तालिका
अभ्यर्थी को एक अधिसूचना-सह-पत्र टाइप करना है। प्रेषक: जिला शिक्षा अधिकारी कार्यालय, जयपुर। 'सेवा में' प्रधानाचार्य, राजकीय उच्च माध्यमिक विद्यालय के नाम। इसमें क्रमांक, दिनांक, विषय (96 अक्षर लंबा), महोदय, तीन अनुच्छेद, 6 स्तंभों और 12 पंक्तियों की एक तालिका, भवदीय, हस्ताक्षर, नाम, पदनाम और अंत में 'प्रतिलिपि' सूची है। निर्धारित प्रारूप: A4, चारों ओर 1 इंच मार्जिन, 12 पॉइंट, एकल पंक्ति-अंतर, पृष्ठ पर लगभग 60 पंक्तियाँ। सामग्री की गिनती 74 पंक्तियाँ बैठती है। तालिका की कुल चौड़ाई उपलब्ध 6.5 इंच से 1.2 इंच अधिक है। अभ्यर्थी के पास 25 मिनट हैं और वह जानता है कि मार्जिन बदलने पर प्रारूप के अंक कट सकते हैं।
1. पत्र के अंगों का सही क्रम बताइए और स्पष्ट कीजिए कि 'विषय' कहाँ आएगा तथा क्यों।
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क्रम (ऊपर से नीचे):
- क्रमांक और दिनांक - प्रायः एक ही पंक्ति में, क्रमांक बाएँ और दिनांक दाएँ।
- सेवा में - बाईं ओर, प्राप्तकर्ता का पदनाम और कार्यालय।
- विषय - बाईं ओर, 'सेवा में' के बाद और 'महोदय' से पहले।
- महोदय,
- अनुच्छेद (तीनों), अंत में 'भवदीय' के साथ हस्ताक्षर, नाम और पदनाम।
- प्रतिलिपि - सबसे नीचे बाईं ओर, प्राप्तकर्ताओं की सूची।
'विषय' की जगह का तर्क: पत्र पढ़ने वाला पहले यह जानना चाहता है कि पत्र किस बारे में है; इसलिए विषय अभिवादन से पहले आता है और एक-दो पंक्तियों में सीमित, संक्षिप्त तथा क्रियार्थक न होकर विषयवाचक होना चाहिए। 'महोदय' के बाद विषय लिखना पुरानी शैली है और आधुनिक कार्यालयी प्रारूप में उसे अभिवादन से पहले रखा जाता है।
ध्यान: क्रमांक/दिनांक और प्रतिलिपि की जगह विद्यालयी प्रारूप में ही तय होती है; परीक्षा के निर्देश-पत्र में दिया प्रारूप अंतिम प्रमाण है, इसलिए उससे मेल बैठाकर ही अंतिम रूप दें।
2. 74 पंक्तियों को 60 में लाने के लिए मार्जिन घटाना, फ़ॉन्ट घटाना या पंक्ति-अंतर बदलना - कौन-सा रास्ता चुनेंगे और क्यों?
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मार्जिन न छुएँ। 1 इंच मार्जिन स्पष्ट रूप से निर्धारित प्रारूप है; उसे बदलना तकनीकी रूप से आसान है पर मूल्यांकन में सीधा नुकसान है। ठीक इसी तरह 12 पॉइंट भी निर्धारित है, इसलिए फ़ॉन्ट बदलना दूसरा विकल्प है - पर इसे भी पूरे दस्तावेज़ पर एक समान रखना पड़ेगा; बीच में फ़ॉन्ट बदलना सबसे बुरा समाधान है।
पहले यह देखें कि 14 पंक्तियाँ कहाँ पड़ी हैं:
- खाली पंक्तियाँ: अनुच्छेदों के बीच और शीर्षक के बाद छोड़ी गई खाली पंक्तियाँ हटाने से 5-7 पंक्तियाँ बच सकती हैं; इसमें प्रारूप नहीं टूटता।
- तालिका: 12 पंक्तियों की तालिका में यदि कोई प्रविष्टि दो पंक्तियों में लिपट रही है तो स्तंभ-चौड़ाई सँभालकर उसे एक पंक्ति में लाएँ; इससे 3-4 पंक्तियाँ बचेंगी।
- हस्ताक्षर-खंड: नाम, पदनाम और हस्ताक्षर की पंक्तियाँ न्यूनतम रखें, पर हस्ताक्षर के लिए आवश्यक स्थान छोड़ें।
यदि फिर भी पृष्ठ न बने: पंक्ति-अंतर को 1.0 से थोड़ा घटाना (जैसे 0.95) 12 पॉइंट पर भी पठनीय रहता है और 2-3 पंक्तियाँ बचा सकता है; इसके बाद भी अंतर बचे तो दूसरा पृष्ठ 'क्रमशः' के साथ लें - मार्जिन तोड़ने से अच्छा है। क्रम यही रखें: खाली पंक्तियाँ → तालिका → पंक्ति-अंतर → दूसरा पृष्ठ।
3. 96 अक्षर की 'विषय' पंक्ति और 6-स्तंभ तालिका को 6.5 इंच की चौड़ाई में कैसे बैठाएँ?
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विषय पंक्ति: एक पंक्ति में ठूँसने के लिए फ़ॉन्ट न घटाएँ; 'विषय :' के बाद का पाठ दो पंक्तियों में तोड़ें और दूसरी पंक्ति को 'विषय :' के पाठ के नीचे संरेखित करें (लटकता इंडेंट)। इससे पाठ पठनीय रहता है और मूल्यांकन करने वाले को विषय एक इकाई के रूप में दिखता है। शब्द के बीच में पंक्ति न तोड़ें।
तालिका: 6.5 इंच में 6 स्तंभ - औसत 1.08 इंच। सबको बराबर रखना ग़लत होगा, क्योंकि सामग्री बराबर नहीं है:
- क्रम-संख्या: 0.5 इंच
- विद्यालय/नाम: 2.0 इंच (सबसे चौड़ा)
- श्रेणी/विवरण: 1.2 इंच
- संख्या-1 और संख्या-2: प्रत्येक 0.8 इंच
- शेष/कुल: 1.2 इंच (कुल 6.5)
योग 6.5 इंच बैठता है, इसलिए अतिरिक्त 1.2 इंच की समस्या स्तंभ-चौड़ाई के मनमाने वितरण से बनी थी, काग़ज़ की कमी से नहीं।
कार्यान्वयन: टैब-स्टॉप या तालिका-गुण में चौड़ाई निर्धारित करें; संख्याओं वाले स्तंभों में दशमलव-संरेखण रखें; शीर्षक-पंक्ति को दोहराएँ नहीं (एक ही पृष्ठ है)। यदि कोई प्रविष्टि अब भी न बैठे तो उसे दो पंक्तियों में लपेटें, फ़ॉन्ट न घटाएँ - हिंदी में शब्द-विच्छेद (हाइफ़नेशन) से बचें, क्योंकि इससे शब्द टूटने पर अशुद्धि जैसी गड़बड़ दिखती है।