कार्यालय आदेश के प्रारूप की भाषा-जाँच
राज्य कार्यालय के हिंदी अनुभाग को भाषा-परीक्षण के लिए निम्नलिखित प्रारूप कार्यालय आदेश प्राप्त हुआ है:
'कार्यालय आदेश - दिनांक 5/6/24 समस्त शाखा प्रभारियों को सूचित किया जाता है कि आपके द्वारा भेजे गए प्रतिवेदनों को देखा गया है तथा उन पर कार्यवाही की जा रही है। जिन शाखाओं ने प्रतिवेदन नहीं भेजा है, वे शीघ्र ही भेजने की कृपा करें, अन्यथा इसका दायित्व उनका स्वयं होगा। लेखा परीक्षा आपत्तियों का निपटारा अगले माह तक होना चाहिए। इस संबंध में कोई भी प्रकार की कोई असुविधा होने पर अधोहस्ताक्षरी से सम्पर्क करें।'
प्रारूप में आदेश संख्या, विषय, फाइल संख्या तथा हस्ताक्षरकर्ता का पदनाम नहीं है। शाखा प्रभारियों में से तीन ने पहले ही दो बार प्रतिवेदन भेज दिया है, परंतु उन्हें कोई प्राप्ति-सूचना नहीं मिली। लेखा परीक्षा आपत्तियों की सूची संलग्न नहीं है और निपटारे की कोई तिथि भी नहीं दी गई है। अनुभाग को यह भी बताना है कि अंग्रेज़ी पारिभाषिक शब्दों के मानक हिंदी रूप क्या होंगे।
1. इस प्रारूप में दिखाई देने वाले भाषागत एवं प्रारूपगत दोषों को पहचानिए और श्रेणीबद्ध कीजिए।
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दोष मुख्यतः चार श्रेणियों में हैं।
1. प्रारूपगत अभाव: आदेश संख्या, विषय, फाइल संख्या तथा हस्ताक्षरकर्ता का पदनाम नहीं है। दिनांक '5/6/24' अस्पष्ट है; माह और दिन की अदला-बदली की गुंजाइश रहती है, अतः '5 जून, 2024' लिखा जाना चाहिए।
2. संबोधन में असंगति: पहला वाक्य 'आपके द्वारा' कहकर प्रत्यक्ष संबोधन करता है, दूसरा 'वे ... करें' कहकर अन्यपुरुष में चला जाता है। कार्यालय आदेश पूरे में अन्यपुरुष में होना चाहिए; बीच में संबोधन बदलने से आदेश किसे संबोधित है, यह अस्पष्ट हो जाता है।
3. अनुपालन की अस्पष्टता: 'शीघ्र ही भेजने की कृपा करें' विनय है, आदेश नहीं; 'इसका दायित्व उनका स्वयं होगा' में न तिथि है, न नियम, न जवाबदेह अधिकारी। 'अगले माह तक' अनिश्चित है और आपत्तियों की सूची संलग्न न होने से निर्देश अधूरा है।
4. भाषिक पुनरुक्ति: 'कोई भी प्रकार की कोई असुविधा' में 'कोई' दो बार आया है; 'सम्पर्क' के स्थान पर 'संपर्क' मानक है; तथा 'किया जाता है / की जा रही है / होना चाहिए' जैसे निष्क्रिय प्रयोगों की अधिकता से वाक्य भारी हो गए हैं।
इसके अतिरिक्त तीन शाखाओं को दो-दो बार प्रतिवेदन भेजने पर भी प्राप्ति-सूचना न मिलना कार्यालयीन उदासीनता है, जिसका उल्लेख आदेश में होना चाहिए।
2. प्रारूप को मानक कार्यालयी हिंदी में पुनर्लिखित कीजिए।
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कार्यालय आदेश
संख्या: .../हिंदी/2024
दिनांक: 5 जून, 2024
विषय: शाखाओं से प्राप्त प्रतिवेदनों तथा लेखा परीक्षा आपत्तियों के निपटारे के संबंध में।
सभी शाखा प्रभारियों को सूचित किया जाता है कि उनके द्वारा भेजे गए प्रतिवेदन प्राप्त हो गए हैं तथा उन पर आवश्यक कार्यवाही की जा रही है। प्राप्ति की पुष्टि संबंधित शाखा को पृथक पत्र द्वारा भेजी जाए।
जिन शाखाओं ने प्रतिवेदन नहीं भेजा है, वे 15 जून, 2024 तक अनिवार्य रूप से भेजें। निर्धारित तिथि तक प्रतिवेदन न भेजने की स्थिति में संबंधित शाखा प्रभारी व्यक्तिगत रूप से जवाबदेह होंगे।
संलग्न सूची में दर्शाई गई लेखा परीक्षा आपत्तियों का निपटारा 30 जून, 2024 तक सुनिश्चित किया जाए और निपटारा-पत्र इस कार्यालय को उपलब्ध कराया जाए।
किसी कठिनाई की स्थिति में अधोहस्ताक्षरी से संपर्क किया जा सकता है।
(हस्ताक्षर) नाम, पदनाम
ध्यान दें: पुनर्लेखन में संबोधन पूरे आदेश में अन्यपुरुष में रखा गया है, प्रत्येक निर्देश के साथ निश्चित तिथि दी गई है, 'कृपा करें' के स्थान पर आदेशात्मक क्रिया ('भेजें', 'सुनिश्चित किया जाए') का प्रयोग किया गया है और दायित्व को व्यक्तिगत रूप से निर्दिष्ट किया गया है, जिससे आदेश प्रवर्तनीय बनता है।
3. निम्नलिखित पारिभाषिक शब्दों के मानक हिंदी रूप तथा उनके प्रयोग-स्थान बताइए: compliance, audit objection, deadline, reminder, noting.
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compliance - अनुपालन। आदेश के अंतिम अनुच्छेद में, जैसे 'निर्देशों का अनुपालन सुनिश्चित किया जाए'; यह शब्द आदेश की पूर्णता व्यक्त करता है, इसलिए इसे सबसे अंत में रखा जाता है।
audit objection - लेखा परीक्षा आपत्ति। लेखा परीक्षा प्रतिवेदन तथा आपत्ति-निपटारा पत्र में; सामान्यतः यह पद 'लेखा परीक्षा आपत्ति संख्या ...' के रूप में प्रयुक्त होता है।
deadline - नियत तिथि / समय-सीमा। आदेश के प्रत्येक निर्देश के साथ, जैसे '30 जून, 2024 तक'; 'समय-सीमा' का प्रयोग सामान्य अवधि के लिए और 'नियत तिथि' का प्रयोग ठोस तिथि के लिए उपयुक्त है।
reminder - स्मरण पत्र (अनुस्मारक भी प्रचलित)। जब नियत तिथि बीत जाने पर पुनः सूचना दी जाती है, तब पत्र के शीर्षक में; सामान्य अनुस्मरण के लिए 'अनुस्मारक' भी स्वीकार्य है।
noting - टिप्पणी। फाइल के टिप्पणी-पत्रक पर, जिसमें प्रस्ताव, कारण और अनुमोदन क्रमशः लिखे जाते हैं।
यहाँ एक भ्रम दूर करना आवश्यक है: 'पृष्ठांकन' टिप्पणी का पर्याय नहीं है; वह पत्र के अग्रेषण (endorsement) के लिए प्रयुक्त होता है, जबकि 'टिप्पणी' फाइल पर विचार-विमर्श का अभिलेख है।