La bozza del comunicato al diportista: riscrivere o firmare?
Sei l'ufficiale addetto alla segreteria di un comando di nave. Il comandante in seconda ti passa la bozza di un comunicato da inviare a un diportista civile che ha chiesto il permesso di sbarcare durante la sosta: «Con riferimento alla Vs. richiesta del 12 marzo, nel quale chiedevate di poter sbarcare per motivi famigliari, si comunica che, a causa della indisponibilità del battello e del fatto che il personale è impegnato nelle operazioni di carico, la stessa non potrà essere accolta, e che pertanto dovrete rimanere a bordo fino a che le condizioni non si saranno ristabilite, salvo diversa disposizione del Comandante in seconda.» Hai venti minuti: il testo uscirà con la firma del comando e il comandante tiene alla forma. Il destinatario è un civile estraneo alla Marina, che ha già telefonato due volte per sollecitare una risposta scritta.
1. Individua almeno quattro punti critici della bozza, classificandoli (accordo morfosintattico, sintassi, lessico/registro, chiarezza del riferimento) e indicando la correzione.
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Punti critici (ne bastano quattro, ma se ne vedono sei).
- Accordo morfosintattico: «nel quale» è errato perché il relativo si riferisce a «richiesta», femminile singolare → «con la quale» (il verbo chiedere regge «con»).
- Chiarezza del riferimento: «la stessa non potrà essere accolta» è ambiguo, perché nel periodo circolano tre candidati maschili (battello, personale, carico). Il pronome anaforico va sostituito con il nome: «la richiesta».
- Sintassi: «e che pertanto dovrete» somma due «che» e una congiunzione di troppo; la frase va spezzata in due periodi.
- Registro: «si comunica» (impersonale) convive con «dovrete» (allocutivo diretto). Si passa a «l'interessato dovrà» oppure a una forma impersonale unica.
- Forma: «della indisponibilità» non realizza l'elisione; nello scritto sorvegliato si scrive «dell'indisponibilità».
- Lessico: «fino a che … non si saranno ristabilite» è colloquiale e ridondante; correttamente «finché le condizioni non si saranno ristabilite» o «fino a quando le condizioni si saranno ristabilite».
Aggiungo un rilievo di contenuto: la motivazione esplicita (battello indisponibile, personale impegnato nel carico) rivela l'assetto operativo a un estraneo e non serve a rendere il diniego comprensibile.
2. Riscrivi il comunicato in non più di 60 parole, mantenendo il registro impersonale, una subordinazione leggera e senza divulgare dettagli operativi.
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Versione proposta (47 parole):
«In risposta alla richiesta del 12 marzo, con la quale l'interessato chiedeva di sbarcare per motivi familiari, si comunica che la stessa non può essere accolta per indisponibilità di mezzi. Lo sbarco sarà autorizzato non appena le condizioni lo consentiranno, salvo diversa disposizione del Comandante in seconda.»
Perché funziona: un solo «che» dichiarativo; il relativo è concordato («la quale»); il pronome «la stessa» ha un solo antecedente possibile («richiesta»); il registro è impersonale dall'inizio alla fine; la formula «indisponibilità di mezzi» motiva senza svelare nulla; l'ultima frase dice al richiedente quando la domanda sarà riesaminata, che è l'informazione che gli interessa davvero. Rispetto ai 60 consentiti restano tredici parole di margine, utili se il comandante vuole aggiungere il numero di protocollo.
3. Il comandante in seconda vuole reinserire la motivazione completa (battello indisponibile, personale impegnato nel carico). Sei d'accordo? Argomenta.
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Non sono d'accordo, e lo direi apertamente in una riga di appunto.
- Riservatezza: il destinatario è un civile estraneo al comando. La disponibilità dei battelli e l'impiego del personale sono elementi dell'assetto operativo: non servono a motivare un diniego e, messi per iscritto, restano in una comunicazione che può essere esibita a terzi.
- Trasparenza ugualmente soddisfatta: «indisponibilità di mezzi per esigenze di servizio» comunica il criterio senza consegnare i dettagli. Il richiedente vuole sapere se e quando potrà sbarcare, non quale battello è in avaria.
- Rischio di contestazione: più il testo è dettagliato, più offre appigli («alle 15:00 il battello era libero»). Un dettaglio inesatto trasforma un diniego legittimo in un errore documentale.
- Coerenza con il ruolo: il comunicato porta la firma del comando, quindi ogni parola è una parola dell'istituzione. La regola pratica è: motivazione sintetica, verificabile, non strumentalizzabile, più l'indicazione del momento in cui la richiesta sarà riesaminata.
Se il comandante insiste, la scelta è sua, ma l'appunto con le ragioni contrarie va messo agli atti: è esattamente il tipo di decisione in cui la forma scritta conta più del contenuto.