Produzione scritta: email formale alla scuola di lingue
Devi scrivere un'email di 150-180 parole alla scuola di lingue «Il Ponte» di Bologna. Hai prenotato due settimane di corso (dal 7 al 21 luglio) con alloggio in famiglia, pagando 480 euro. Il nome del destinatario non è indicato. La famiglia ospitante ha un gatto e tu sei allergico: la notte scorsa hai avuto un attacco e hai dovuto usare un antistaminico. Inoltre la stanza è al terzo piano senza ascensore e hai una valigia pesante. Chiedi un cambio di sistemazione, proponendo tre alternative: famiglia senza animali, appartamento condiviso, o camera al piano terra. Chiedi una conferma scritta entro il 30 maggio. Non vuoi sembrare scortese né minacciare di cancellare il corso, ma vuoi che il problema venga risolto. Devi usare un registro formale e includere i dati della prenotazione (codice BO-2471).
1. Scrivi l'oggetto e l'apertura dell'email. Quali scelte di registro fai e perché?
Read the worked answer
Oggetto: «Richiesta di cambio sistemazione – prenotazione BO-2471». L'oggetto è specifico: dice cosa chiedi e identifica la pratica, così il destinatario sa subito dove intervenire. Apertura possibile: «Gentile Direttore, gentile Responsabile dell'alloggio,» oppure «Spettabile Scuola Il Ponte,». Subito dopo: «Vi scrivo in merito alla mia prenotazione BO-2471, relativa al corso di due settimane dal 7 al 21 luglio.» Se si apre con «Gentile» + ruolo, è coerente usare «Vi scrivo» perché ci si rivolge alla scuola come istituzione; se si sceglie «Le scrivo», bisogna mantenere il singolare per tutta l'email. L'errore da evitare è mescolare «tu», «voi» e «Lei», oppure aprire con «Ciao» in un reclamo formale. L'apertura non deve ancora lamentarsi: deve identificare la pratica e annunciare l'argomento, lasciando al paragrafo successivo la descrizione del problema.
2. Come descrivi il problema dell'allergia in modo efficace e non emotivo? Scrivi due o tre frasi-modello e spiega le scelte lessicali.
Read the worked answer
Descrizione fattuale, con conseguenza medica e richiesta. Frasi-modello: «Sono allergico ai gatti e la presenza dell'animale nell'alloggio rende la sistemazione non idonea per me. La prima notte ho avuto una reazione e ho dovuto prendere un antistaminico. Per questo chiedo un cambio di sistemazione.» Le scelte importanti: «non idonea» è un termine formale e oggettivo, mentre «inaccettabile» o «schifosa» sarebbero emotivi e aggressivi; «ho avuto una reazione» descrive un fatto verificabile senza drammatizzare; «per questo chiedo» collega il problema alla soluzione, che è lo scopo dell'email. Non serve chiedere scusa per l'allergia né promettere che «non succederà più». È utile aggiungere che il problema non riguarda la famiglia sul piano personale: «La famiglia è stata gentile, ma l'alloggio non è compatibile con la mia allergia.» Così il reclamo resta sulla sistemazione, non sulle persone.
3. Elenca le informazioni che devono comparire nell'email e scrivi la chiusura con la scadenza del 30 maggio.
Read the worked answer
Informazioni obbligatorie: codice BO-2471; date 7-21 luglio; corso di due settimane; importo 480 euro; problema del gatto/allergia; problema del terzo piano senza ascensore; tre alternative (famiglia senza animali, appartamento condiviso, camera al piano terra); richiesta di conferma scritta entro il 30 maggio; recapito per la risposta. Chiusura-modello: «In attesa di un Suo cortese riscontro entro il 30 maggio, La ringrazio e porgo cordiali saluti. [Nome e cognome]» Se si è usato «Vi scrivo», la chiusura diventa «In attesa di un vostro cortese riscontro...». La scadenza va collocata nella chiusura, non solo all'inizio, perché è l'ultima cosa che il destinatario legge e serve a dare urgenza senza minaccia. «Cortese riscontro» è una formula standard; «spero vivamente che mi rispondiate» è troppo emotivo. Non dimenticare la firma e un recapito: un'email formale senza dati di contatto è incompleta.