Migración de ERP con datos maestros inconsistentes
Una empresa migra su ERP a la nube en tres meses. Faltan 4 semanas y el equipo de TI reporta: 12% de los clientes tienen RFC duplicado o inválido, 8% de los proveedores no tienen datos bancarios verificados y el catálogo de productos tiene 2,300 códigos, de los cuales se estiman 400 obsoletos. El proveedor del ERP exige la carga completa antes del corte. El director de operaciones propone 'migrar todo tal cual y limpiar después', mientras el contralor teme que la facturación electrónica falle y se detenga el ciclo de cobro. No hay plan de reversa documentado y el equipo de TI tiene 3 personas para validar 60,000 registros.
1. ¿Qué riesgos prioriza y qué decisión de migración recomienda dado el plazo?
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Riesgos priorizados por impacto:
- RFC inválido/duplicado (12%): rompe la facturación electrónica (CFDI) y el timbrado; detiene el cobro. Impacto alto, probabilidad alta.
- Datos bancarios de proveedores (8%): pagos fallidos o a cuentas erróneas; riesgo de fraude. Impacto alto.
- Catálogo con 400 obsoletos: inventarios y costos distorsionados; impacto medio.
- Sin plan de reversa: cualquier falla se vuelve prolongada. Impacto alto, probabilidad media.
Decisión: no migrar 'todo tal cual'. Aplicar una migración por olas: primero datos maestros críticos (clientes con RFC válido, proveedores verificados), luego transaccionales. Congelar altas nuevas durante el corte.
Con el equipo de 3 personas: priorizar por criticidad, no por volumen; usar validaciones automatizadas (reglas de RFC, verificación bancaria) en lugar de revisión manual de 60,000 registros. Si el corte no se logra con calidad, negociar con el proveedor un corte parcial o posponer; migrar datos sucios cuesta más que esperar.
2. ¿Qué controles mínimos debe exigir antes del corte y cómo estructurar el plan de reversa?
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Controles mínimos antes del corte:
- Validación automática de RFC (formato y duplicados) con reporte de excepciones.
- Conciliación de saldos de clientes y proveedores entre sistema viejo y nuevo (cuadre a cero diferencias).
- Prueba de timbrado de CFDI en ambiente de producción con un lote piloto.
- Verificación de cuentas bancarias contra el expediente del proveedor.
- Depuración del catálogo: marcar los 400 obsoletos como inactivos, no borrarlos (conserva historial).
- Respaldo completo del sistema anterior y acceso de solo lectura.
Plan de reversa:
- Criterios de activación (p. ej., más de X% de facturas rechazadas o conciliación no cuadrada).
- Responsable y tiempo máximo para decidir la reversa.
- Procedimiento para regresar al sistema anterior y reconciliar lo capturado en el nuevo.
- Comunicación a clientes y proveedores.
Gobierno: comité de corte diario con contralor, TI y operaciones; sin plan de reversa aprobado no se autoriza el corte.