Protocolización de un acta de asamblea sin convocatoria válida ni quórum
Comercializadora del Pacífico, S.A. de C.V., domiciliada en Culiacán, tiene un capital suscrito de $5,000,000 representado por 50,000 acciones de $100. Los accionistas son Grupo Marisma (22,500 acciones), Inversiones Delta (12,500) y Familia Robles (15,000). El administrador único, designado por Marisma, envió un correo electrónico el 4 de marzo citando a asamblea general extraordinaria para el 14 de marzo; no se publicó convocatoria en el periódico oficial ni se depositó en el domicilio de los accionistas. Asistieron Marisma y Delta, con 35,000 acciones en conjunto. Se aprobó: aumentar el capital de $5,000,000 a $7,000,000; ampliar el objeto social a la compraventa de granos; y fusionarse con otra sociedad controlada por Marisma. Familia Robles no asistió y al día siguiente envía carta al notario pidiéndole que no protocolice el acta. El notario tiene el acta firmada por los presentes y la solicitud de protocolización.
1. ¿Debe el notario protocolizar el acta? Fundamente su decisión.
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No debe protocolizarla en esas condiciones. El notario no es un fedatario autómata: al elevar el acta a instrumento público da fe de que la asamblea se convocó, se instaló y resolvió conforme a la ley y a los estatutos, y ese acto se inscribe en el Registro Público de Comercio. Protocolizar un acta viciada crea una apariencia de legalidad, afecta a un accionista ausente y compromete la responsabilidad profesional del notario.
Defectos detectables en el expediente: (i) la convocatoria de la asamblea extraordinaria debe publicarse en el periódico oficial del domicilio y en un diario de circulación, con al menos quince días de anticipación (LGSM, art. 186); un correo enviado diez días antes no cumple; (ii) la asamblea extraordinaria se instala válidamente con el 75% del capital (art. 189) y sólo se reunió el 70%; (iii) no consta que el administrador haya acreditado su carácter ni que el acta se asentara en el libro respectivo.
Alternativa correcta. El notario debe rechazar la protocolización por escrito, señalar los defectos y sugerir al administrador que convoque nuevamente con las formalidades legales. Si no se reúne el quórum de primera convocatoria, procede una segunda asamblea con el 50% del capital y resoluciones por mayoría de las acciones presentes. Nada de esto lo puede «subsanar» el notario: la válida instalación es presupuesto de su fe.
2. Analice si se cumplieron los requisitos de convocatoria, instalación y mayorías, y qué alcance tendría una segunda convocatoria.
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Convocatoria. No se cumplió. La LGSM exige que la convocatoria se publique en el periódico oficial del domicilio social y en un diario de circulación, con el orden del día, y que se deposite en el domicilio de los accionistas. El correo con diez días de anticipación no satisface el plazo de quince días ni la publicidad que da certeza a los ausentes. La omisión sólo se salva si está representado el total del capital social, lo que aquí no ocurrió (faltó Familia Robles con el 30%).
Instalación. La asamblea general extraordinaria requiere el 75% del capital representado. Con 35,000 acciones de 50,000, la instalación es ilegal y todo lo resuelto nace viciado, independientemente de que los presentes representen la mayoría de las acciones.
Mayorías. Aun con el quórum correcto, las resoluciones se toman por mayoría de las acciones presentes; sin embargo, para el aumento de capital deben cumplirse además las formalidades del suscrito y pagado, y para la fusión, el balance, la publicación y el derecho de los acreedores.
Segunda convocatoria. No sustituye retroactivamente la primera asamblea: si no se alcanzó el 75%, el administrador debe convocar de nuevo con las formalidades del artículo 186, y esa segunda asamblea se instala con el 50% del capital. En este caso, la asamblea del 14 de marzo debe tenerse por inexistente y repetirse desde la convocatoria.
3. ¿Qué puede hacer Familia Robles y dentro de qué plazo?
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Impugnación. Robles puede ejercer la acción de nulidad contra los acuerdos de la asamblea (LGSM, arts. 201 a 206), dentro del plazo breve de caducidad previsto en el artículo 201 -quince días contados desde la fecha de la asamblea-, por lo que debe actuar de inmediato y no esperar la inscripción. También puede solicitar la suspensión del acuerdo mientras se resuelve, siempre que otorgue la garantía que el juez fije y acredite el daño.
Frente al notario y al Registro. La carta al notario es correcta como medida de conservación: debe pedir por escrito que no se protocolice y, si ya se protocolizó, que se le expida copia certificada del acta para documentar los vicios. Ante el Registro Público de Comercio puede oponerse a la inscripción y, una vez inscrita, solicitar su cancelación.
Vía corporativa paralela. Robles conserva sus derechos de accionista minoritario: exigir información (art. 172 LGSM), impugnar la designación del administrador cuando se renueve y votar en la asamblea que se convoque correctamente. Si ya se inscribió la fusión, el riesgo es mayor porque afecta a terceros de buena fe; de ahí la urgencia. El notario, por su parte, debe dejar constancia escrita de su negativa y de los motivos, para blindar su actuación.