Controlo interno e fraude em reconciliações bancárias
Na auditoria da Comercial Douro, S.A., o auditor constata que as reconciliações bancárias são preparadas pelo mesmo tesoureiro que tem acesso às senhas de homebanking e que autoriza pagamentos até 50.000 EUR. Existem 14 cheques em trânsito com mais de 90 dias, no total de 180.000 EUR, e três transferências a fornecedores sem fatura correspondente, no valor de 22.000 EUR. O tesoureiro está de férias e a reconciliação do último trimestre não foi revista por ninguém. A administração diz que "nunca houve problemas".
1. Identifique as deficiências de controlo interno e as fragilidades de segregação de funções.
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Deficiências: (1) concentração de funções - o tesoureiro prepara reconciliações, tem acesso a homebanking e autoriza pagamentos, sem segregação entre custódia, autorização e registo; (2) ausência de revisão independente das reconciliações; (3) cheques em trânsito antigos (180.000 EUR, >90 dias) que podem indicar lançamentos fictícios ou cheques não entregues; (4) pagamentos sem fatura (22.000 EUR) sem suporte documental; (5) ausência de controlo de acessos e de dupla autorização. A segregação exigiria que quem autoriza não fosse quem prepara nem quem tem acesso às senhas.
2. Que procedimentos substantivos deve o auditor executar para os cheques em trânsito e as transferências sem fatura?
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Para os cheques: obter a lista de cheques em trânsito, confirmar com extratos bancários posteriores o débito efetivo, contactar os beneficiários para confirmação, verificar a sequência numérica e a existência de cheques cancelados. Para as transferências: obter os comprovativos bancários, identificar os beneficiários, procurar faturas e contratos, e confirmar com os fornecedores. Se não houver suporte, classificar como pagamento indevido ou fraude potencial, comunicar à administração e considerar o efeito na opinião de auditoria. Alargar os testes a todo o exercício e avaliar a possibilidade de fraude nos termos da ISA 240.
3. Qual o impacto na opinião de auditoria e que comunicações são exigidas?
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As deficiências constituem fraquezas significativas de controlo interno, a comunicar por escrito aos responsáveis pela governação. Se o auditor não conseguir obter prova suficiente sobre os 180.000 EUR de cheques e 22.000 EUR de transferências, há limitação de âmbito, podendo conduzir a opinião com reservas ou abstenção. Se concluir que existe fraude com efeito material, deve comunicar à administração e, se aplicável, às autoridades. A comunicação de deficiências significativas é obrigatória mesmo que a administração as considere resolvidas.