O Relatório com Números que Não Fecham
Um técnico prepara um relatório trimestral. Recebeu três fontes: a folha de cálculo da tesouraria indica 1 250 processos pagos; o registo do departamento indica 1 180; o resumo do director afirma 1 300. A diferença entre tesouraria e departamento é de 70 processos. O técnico nota que 45 processos do departamento foram pagos no último dia do trimestre e talvez não constem da tesouraria até ao fecho. Os restantes 25 não têm explicação. O director quer enviar o número 1 300 porque «é o que o ministério espera». O prazo é amanhã às 9h.
1. Como deve o técnico reconciliar os números antes de redigir o relatório?
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Raciocínio:
- Definir o que se conta: «processos pagos no trimestre» exige uma data de corte única. Se a tesouraria fecha a 31 e o departamento inclui pagamentos do próprio dia, pode haver desfasamento temporal.
- Explicar a diferença de 70: 45 são plausivelmente pagamentos de fim de trimestre ainda não registados na tesouraria → verificar extracto. Restam 25 sem justificação → não podem ser ignorados nem «encaixados» à força.
- Rejeitar o número do director: 1 300 não tem fonte documental; usá-lo seria fabricar dados.
- Procedimento: pedir ao director a base do número 1 300; se não existir, reportar o valor reconciliado com nota metodológica. Resposta-modelo: relatório com o valor apurado (por exemplo 1 225, se os 45 forem confirmados e os 25 ficarem em análise), acompanhado de nota explicativa das fontes e das discrepâncias.
2. Que princípios de redacção e integridade deve o relatório respeitar, e como comunicar a divergência ao director?
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Raciocínio:
- Integridade: números devem ser rastreáveis à fonte; notas de rodapé ou anexo metodológico explicam critérios.
- Clareza e objectividade: frases curtas, sem adjectivos inflacionados, distinguindo «confirmado» de «em análise».
- Comunicação ascendente: não confrontar em público; apresentar ao director a reconciliação com provas e propor a redacção final. Resposta-modelo: memorando interno ao director com quadro de reconciliação (fonte, valor, diferença, explicação), proposta de texto e pedido de validação. Se o director insistir no número sem base, o técnico regista a sua posição por escrito e não assina dados que não pode sustentar.