Tres vencimientos simultáneos y un pedido de credenciales
Son las 9:05 del martes y tenés tres frentes abiertos: (a) un oficio judicial que pide informes sobre un expediente y vence hoy a las 12:00; (b) un informe que el secretario administrativo pidió «para ayer» y que está trabado porque falta la conformidad de otra área; (c) 40 cédulas de notificación que deben salir hoy porque hay dos plazos corriendo. A las 9:10 se acerca un compañero de otra oficina y te pide tu usuario y clave «solo para firmar un escrito, me tengo que ir al médico», y te muestra un mensaje de texto que, según dice, lo autoriza. A las 9:15 llama una persona que quiere saber «cómo va su expediente» y no tiene número ni sabe en qué oficina está.
1. ¿En qué orden encarás los tres frentes y con qué criterio?
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Criterio: plazo fatal y tercero afectado primero; luego volumen con plazo cierto; al final lo que depende de otro.
- Oficio judicial (12:00). Vence hoy con hora cierta y su incumplimiento tiene consecuencias frente a un tercero (el juzgado) y posiblemente sanciones. Se arranca ya: si falta un dato, se libra el informe con lo disponible y se amplía después, dejando constancia.
- 40 cédulas. Plazo que corre hoy y afecta derechos de terceros; son 40 pero el proceso es repetitivo y paralelizable. Se hace en bloque, con control por lote.
- Informe del secretario. Está trabado por una dependencia ajena: lo que corresponde es escalarlo temprano (pedir la conformidad por nota con copia al secretario, dejando constancia de la fecha del pedido original), no sentarse a esperar. La demora de otro no se corrige trabajando más rápido al final.
En los tres casos, si el horario no alcanza, aviso antes del vencimiento, no después.
2. El compañero te pide tu usuario y clave. ¿Qué respondés y por qué?
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No se comparte. La credencial es personal, intransferible y equivale a la firma: todo lo que se haga con ella se imputa a mi persona.
- El mensaje de texto que muestra no es una autorización válida: no identifica al emisor con competencia para habilitar el uso de una credencial ajena ni consta por vía formal.
- Si realmente necesita firmar un escrito, hay caminos legítimos: que lo firme su superior, que se habilite una firma conjunta, o que el trámite espere su regreso. Eso lo resuelve su jefe, no yo.
- Dejo registro de la situación (fecha, hora, qué se pidió y qué respondí) y lo comunico a mi superior si insiste.
Riesgo concreto que evito: un escrito firmado con mi usuario, con contenido que no redacté ni revisé, y sin posibilidad de reconstruir quién lo hizo. La trazabilidad del sistema es la que da valor al acto administrativo.
3. ¿Cómo manejás la llamada de la persona que no tiene número de expediente?
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Primero, no confirmar ni negar nada sobre el estado de un trámite a alguien cuya identidad y vinculación con la causa todavía no verifiqué: hay deber de reserva y datos personales involucrados.
Pasos:
- Pedir nombre y DNI, y algún dato de individualización (carátula aproximada, fecha de presentación, organismo donde inició).
- Con esos datos, buscar en el sistema o derivar a la oficina de orientación al público.
- Si no se puede identificar el expediente, explicar con precisión qué dato falta para poder ubicarlo y ofrecer un canal alternativo (correo, portal, presentación escrita).
- Si el expediente existe pero está en otra oficina, informar el circuito y el modo de consulta, sin adelantar contenido.
Lo que no hago: improvisar un estado de trámite, leer el expediente en voz alta ni dar por teléfono información a quien no acreditó interés.