Corte de energía con personas en el ascensor y archivo inundado
Son las 9:15 de un lunes. Se corta la energía en el edificio. El grupo electrógeno arranca pero falla a los 40 segundos. El ascensor queda detenido entre los pisos 2 y 3 con dos personas adentro. En planta baja espera una persona en silla de ruedas que viene a una audiencia a las 10:00 en el piso 3. En el subsuelo, el corte detuvo la bomba y empieza a subir agua: hay 30 cajas de expedientes en el archivo, algunas a 10 cm del piso. El guardia informa que hay una puerta de servicio abierta sin personal y el jefe de mantenimiento no contesta el teléfono. Sos el único referente jerárquico presente.
1. Establecé el orden de prioridades y justificá cada lugar.
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Orden: vida → seguridad del edificio → patrimonio documental → continuidad del servicio.
- Personas en el ascensor. Riesgo de vida y de salud. Se habla con ellas por el intercomunicador o a través de la puerta para mantenerlas calmadas, se les indica que no intenten salir por su cuenta y se llama al servicio de emergencias y al mantenimiento del ascensor. No se fuerza la puerta: un ascensor puede moverse o caer.
- Puerta de servicio abierta sin personal. Riesgo de intrusión y de seguridad de todas las personas del edificio. Se cierra con llave o se coloca a alguien allí de inmediato; simultáneamente se pide apoyo a seguridad.
- Agua en el archivo. Se corta el ingreso de agua (válvula o bomba) y se moviliza personal para sacar las cajas del piso. Empieza a ser irreversible en minutos.
- Persona en silla de ruedas / audiencia de las 10:00. No es urgencia vital pero es un derecho en juego: se avisa al tribunal, se propone realizar la audiencia en planta baja o reprogramarla, y se le asigna una persona para acompañarla. La accesibilidad se resuelve con una decisión, no con una disculpa.
Lo que no se hace: intentar reparar el grupo electrógeno uno mismo. Se llama y se delega.
2. ¿Cómo coordinás al personal en los primeros diez minutos?
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Con instrucciones cortas, una por persona, y verificación de retorno.
- Guardia: cierra la puerta de servicio, la asegura y se queda allí hasta que llegue relevo; anota hora y novedad.
- Dos personas del archivo: cortar agua, mover cajas, no abrir cajas mojadas.
- Una persona en planta baja: atiende a la persona en silla de ruedas, avisa al tribunal de la audiencia y busca una sala accesible en planta baja.
- Una persona en el hall: informa a quien llegue que el edificio está sin energía, que el ascensor no funciona y por dónde se circula.
- Yo: llamo a emergencias (ascensor), a la empresa de mantenimiento y a mi superior; dejo registro escrito de la hora de cada llamada y de cada decisión.
Claves: no dar dos instrucciones contradictorias a la misma persona, no moverme del punto donde me pueden ubicar, y delegar la ejecución sin delegar la responsabilidad.
3. Al día siguiente se detectan 12 cajas mojadas. ¿Qué se hace con esos expedientes?
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No se descartan ni se reemplazan por copias. Un expediente mojado sigue siendo el original y su destrucción es una pérdida irreparable.
- Separar por grado de humedad y no mezclar con el resto del archivo.
- Secar en ambiente ventilado, a la sombra, con separadores entre fojas; nunca con calor directo ni plancha.
- Documentar: acta con fecha, hora, quién intervino, listado de cajas y expedientes afectados, fotos del estado inicial y del proceso.
- Informar de inmediato al superior y al responsable del archivo, y consultar al área de conservación sobre tratamiento específico (hongos, tinta corrida).
- No reemplazar el original por una copia digital sin constancia: si se hace una digitalización de resguardo, se la identifica como copia y se conserva el original.
- Analizar la causa: por qué falló la bomba y por qué el grupo electrógeno no sostuvo la carga. El informe de incidente es parte de la tarea, no un trámite posterior.