Bilanzbuchhalterprüfung common mistakes
Bilanzbuchhalterprüfung · Understand the traps and how to avoid them.
Beim Buchen laufender Geschäftsvorfälle wird die Umsatzsteuer automatisch als Vorsteuer bzw. Umsatzsteuer erfasst, ohne vorher zu prüfen, ob der Sachverhalt steuerpflichtig, steuerfrei, nicht steuerbar oder nach § 13b UStG (Reverse Charge) abzuwickeln ist; die falsche Steuerart wird dann bis in die Saldenliste fortgeschleppt.
Das Standardmuster 'Einkauf mit Vorsteuer, Verkauf mit Umsatzsteuer' sitzt durch jahrelange Routine so tief, dass Sonderfälle wie innergemeinschaftlicher Erwerb, Bauleistungen, Grundstücksumsätze oder Kleinbetragsrechnungen nicht mehr aktiv geprüft werden. Zusätzlich fehlt häufig die Gewohnheit, die Rechnung selbst zu lesen (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, Hinweis auf Steuerbefreiung).
What to do instead
Vor jeder Buchung ein kurzes Drei-Fragen-Schema anwenden: (1) Liegt ein steuerbarer Umsatz vor? (2) Ist er steuerpflichtig oder befreit – und wenn befreit, mit welcher Norm? (3) Wer ist Steuerschuldner? Das Ergebnis wird als Buchungsnotiz mit Normangabe festgehalten. Für wiederkehrende Fallgruppen (Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, § 4 Nr. 8 ff. UStG) je ein Musterbuchungssatz mit Konten und Steuerschlüssel anlegen und im Kontenplan hinterlegen.
Bei der Bewertung von Vorräten und Forderungen werden die handelsrechtlichen Niederstwert- und Wertaufholungsregeln mit den steuerlichen Abschreibungsvorgaben vermischt: Es wird pauschal auf den steuerlichen Wert abgeschrieben oder eine Wertaufholung unterlassen, ohne die handelsrechtliche Obergrenze und das Wertaufholungsgebot zu prüfen.
Die Maßgeblichkeit der Handelsbilanz für die Steuerbilanz wird als Einbahnstraße missverstanden. Viele Kandidaten kennen das steuerliche Wahlrecht (Abschreibung auf den niedrigeren beizulegenden Wert) und übertragen es ungeprüft ins Handelsrecht, obwohl dort bei Wegfall des Grunds ein Wertaufholungsgebot besteht und die Bewertungsobergrenze (Anschaffungskosten bzw. beizulegender Wert) gilt.
What to do instead
Zwei getrennte Bewertungsspalten anlegen: Handelsbilanzwert und Steuerbilanzwert, jeweils mit Begründung und Norm. Für jedes Abschreibungsgut prüfen: Liegt ein dauerhafter oder vorübergehender Wertverlust vor, und ist die Abschreibung zwingend oder wahlweise? Am Jahresende einen Wertaufholungstest über alle in Vorjahren abgeschriebenen Positionen führen und das Ergebnis dokumentieren, auch wenn keine Zuschreibung erfolgt.
Rückstellungen werden mit dem erwarteten Erfüllungsbetrag inklusive Kostensteigerungen und ohne Abzinsung angesetzt, oder es werden umgekehrt Rückstellungen für Sachverhalte gebildet, bei denen nur eine entfernte Möglichkeit der Inanspruchnahme besteht.
Die Prüfung der Ansatzvoraussetzungen (Außenverpflichtung, wirtschaftliche Verursachung vor dem Abschlussstichtag, hinreichende Konkretisierung, Wahrscheinlichkeit der Inanspruchnahme) wird oft übersprungen, weil die Rechenmechanik der Bewertung im Vordergrund steht. Die Abzinsungspflicht für Rückstellungen mit Restlaufzeit über einem Jahr wird häufig vergessen, weil sie im Alltagsgeschäft selten vorkommt.
What to do instead
Ein standardisiertes Rückstellungsblatt je Sachverhalt führen mit den Feldern: Rechtsgrundlage, Verursachungszeitpunkt, Wahrscheinlichkeitseinschätzung, erwarteter Erfüllungsbetrag, erwartete Kostensteigerung, Restlaufzeit, Abzinsungssatz, handelsrechtlicher und steuerlicher Wert. Die Abzinsung mit dem laufzeitadäquaten Zinssatz explizit rechnen und den Rechenweg zeigen, damit Punkte auch bei abweichendem Endergebnis erhalten bleiben.
In der Kosten- und Leistungsrechnung werden Fixkosten auf Basis der Istbeschäftigung proportionalisiert, sodass die Sollkosten mit den Istkosten übereinstimmen und die Beschäftigungsabweichung systematisch zu null wird.
Die Verwechslung von Istbeschäftigung und Planbeschäftigung als Bezugsgröße der Fixkostenspaltung ist ein klassischer Denkfehler. Wer die Fixkosten mit dem Ist-Beschäftigungsgrad verrechnet, erzeugt rechnerisch immer eine Übereinstimmung und bemerkt den Fehler nicht, weil das Ergebnis plausibel aussieht.
What to do instead
Die Abweichungsanalyse strikt in der Reihenfolge rechnen: Sollkosten = fixe Plan kosten + variabler Plankostensatz × Istbeschäftigung; verrechnete Plankosten = Plankostensatz × Istbeschäftigung; dann Beschäftigungsabweichung = Sollkosten minus verrechnete Plankosten und Verbrauchsabweichung = Sollkosten minus Istkosten. Die Bezugsgröße Planbeschäftigung im Kopf behalten und am Ende die Summe der Teilabweichungen mit der Gesamtabweichung abstimmen.
Bei der Erstellung des Jahresabschlusses werden die GoB zur Periodenabgrenzung und Vollständigkeit nicht konsequent angewandt: Rechnungsabgrenzungsposten werden nur auf der Aktivseite gebildet, antizipative Posten und sonstige Verbindlichkeiten für noch nicht erhaltene Rechnungen werden weggelassen.
Die Aufmerksamkeit richtet sich auf die sichtbaren Belege. Sachverhalte ohne vorliegende Rechnung werden als 'nicht vorhanden' behandelt, obwohl das Vollständigkeitsgebot und das Vorsichtsprinzip gerade deren Erfassung verlangen. Der Unterschied zwischen transitorischer und antizipativer Abgrenzung wird oft nicht sauber getrennt.
What to do instead
Zum Abschlussstichtag eine Abgrenzungscheckliste abarbeiten: aktive und passive Rechnungsabgrenzung, antizipative Forderungen und Verbindlichkeiten, noch nicht abgerechnete Leistungen, erhaltene Anzahlungen, Kreditoren ohne Rechnung. Jede Position mit Betrag, Gegenkonto und Begründung in einer Abgrenzungsliste erfassen und diese Liste als Prüfungsnachweis zum Abschluss nehmen.
Bei der Kapitalflussrechnung werden zahlungsunwirksame Vorgänge (Abschreibungen, Zuschreibungen, Rückstellungsveränderungen) nicht oder mit falschem Vorzeichen korrigiert, und Zugänge zum Anlagevermögen werden nicht um unentgeltliche Erwerbe oder aktivierte Eigenleistungen bereinigt.
Die indirekte Methode wird als reine Umstellung der GuV-Matrix behandelt, ohne den Charakter als Überleitungsrechnung vom Jahresergebnis zum Cashflow zu verstehen. Vorzeichenfehler entstehen, weil nicht durchgängig gefragt wird, ob der jeweilige Posten den Cashflow erhöht oder gemindert hat.
What to do instead
Für jede Zeile der Überleitungsrechnung die Regel notieren: Aufwand ohne Auszahlung wird addiert, Ertrag ohne Einzahlung abgezogen, Bestandsveränderungen mit dem Vorzeichen der Zahlungswirkung. Die Investitionstätigkeit aus dem Anlagenspiegel abgeleitet, dabei Anschaffungskosten des Zugangs um unentgeltliche Zugänge und aktivierte Eigenleistungen bereinigen. Abschließend die Summe der drei Bereiche mit der Veränderung des Finanzmittelfonds abstimmen.
Bei ertragsteuerlichen Aufgaben werden außerbilanzielle Hinzurechnungen und Kürzungen mit dem handelsrechtlichen Jahresergebnis vermischt, ohne zwischen Handelsbilanz, Steuerbilanz und außerbilanzieller Korrektur zu unterscheiden; nicht abzugsfähige Betriebsausgaben werden direkt in der Handelsbilanz gebucht.
Das dreistufige Schema (Handelsbilanz, Steuerbilanz über Mehr- und Weniger-Rechnung, außerbilanzielle Korrekturen) wird nicht durchgängig angewandt. Wer nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sofort handelsrechtlich als Aufwand behandelt, verliert die Systematik und kann den steuerlichen Gewinn nicht mehr nachvollziehbar herleiten.
What to do instead
Ein steuerliches Überleitungsblatt in drei Blöcken führen: Jahresergebnis Handelsbilanz, Mehr- und Weniger-Rechnung für abweichende Ansätze, außerbilanzielle Hinzurechnungen und Kürzungen jeweils mit Norm. Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben bleiben handelsrechtlich Aufwand und werden ausschließlich außerbilanzielle hinzugerechnet. Die Überleitung endet mit dem zu versteuernden Einkommen und wird gegen die Steuerberechnung abgestimmt.
Kennzahlen werden berechnet, aber nicht interpretiert: Es wird eine Eigenkapitalquote oder ein Verschuldungsgrad genannt, ohne die Veränderung gegenüber dem Vorjahr, die Branchenüblichkeit oder die Auswirkung auf die Kreditwürdigkeit zu erläutern; bei Bedarf werden Kennzahlen aus nicht vergleichbaren Bilanzpositionen gebildet.
Die Aufgabenstellung 'berechnen Sie' wird wörtlich genommen, während der Prüfungsauftrag in Controlling und Finanzmanagement regelmäßig auf die Beurteilung zielt. Zudem fehlt die Gewohnheit, vor der Kennzahlenbildung die Vergleichbarkeit der Daten (Bilanzpolitik, Bewertungswahlrechte, Stichtagseffekte) zu prüfen.
What to do instead
Nach jeder Kennzahl drei Sätze ergänzen: Höhe und Veränderung, Ursache der Veränderung aus den zugrunde liegenden Positionen, Konsequenz für die Fragestellung (zum Beispiel Kreditvergabespielraum, Innenfinanzierungskraft). Vor der Berechnung eine kurze Vergleichbarkeitsprüfung dokumentieren und bei Bewertungswahlrechten eine bereinigte Kennzahl zusätzlich ausweisen.
In wirtschafts- und arbeitsrechtlichen Aufgaben werden Fristen und Formvorschriften aus dem Gedächtnis genannt, ohne die konkrete Norm und den Fristbeginn zu bestimmen; Kündigungsfristen werden mit der gesetzlichen Grundkündigungsfrist gleichgesetzt, ohne den Einzelfall (Beschäftigungsdauer, Tarifbindung, vereinbarte Frist) zu prüfen.
Rechtsfragen werden wie Faktenwissen behandelt und nicht wie ein Subsumtionsvorgang. Der Fristbeginn (Zugang, Kenntnis, Ereignis) und die Unterscheidung zwischen ordentlicher und außerordentlicher Kündigung werden übersprungen, weil die Prüfungssituation Zeitdruck erzeugt und die Normen nicht sicher parat sind.
What to do instead
Jede rechtliche Aufgabe nach dem Schema lösen: Anspruchs- oder Gestaltungsgrundlage, Voraussetzungen, Subsumtion des Sachverhalts, Frist mit Beginn und Ende, Ergebnis. Bei Fristen immer den Zugangszeitpunkt und die Berechnungsvorschrift nennen und das Fristende als Datum ausrechnen. Die einschlägige Norm im Text zitieren, damit die Argumentation nachvollziehbar bleibt.
In der mündlichen Prüfung und im schriftlichen Ausdruck werden Fachbegriffe ohne Erläuterung aneinandergereiht, und auf Rückfragen wird die Antwort nicht strukturiert, sondern mit Details begonnen, sodass die Kernaussage erst am Ende fällt.
Unter Prüfungsstress wird die vorbereitete Wissensliste abgespult, statt die Frage zuerst einzuordnen. Die Fähigkeit, einem Prüfer in wenigen Sätzen die Struktur der Antwort zu geben, wird im Selbststudium kaum geübt, weil dort überwiegend geschrieben und selten gesprochen wird.
What to do instead
Antworten nach dem Muster 'Einordnung, Kernaussage, Begründung, Beispiel, Grenze' aufbauen und die ersten beiden Elemente in höchstens drei Sätzen abschließen. Mündliche Prüfungssituationen mit einem Lernpartner in kurzen, zeitlich begrenzten Durchgängen üben und die Antwort aufzeichnen, um Struktur und Länge selbst zu prüfen. Bei schriftlichen Aufgaben die Gliederung vor dem Ausformulieren als Stichpunkte notieren.