Register Choice in a Formal Letter of Complaint
A student must write a formal letter in German to a Sprachschule in Vienna. The situation: she paid €480 for a four-week B2 course, but two of the four weeks were taught by an unqualified substitute, and the promised conversation practice did not happen. The task specifies: formal register throughout, a clear statement of the problem, a specific demand, and a polite but firm tone. The student's draft opens with "Hi liebes Team!" and includes the sentence "Ich finde das echt uncool und ihr müsst mir jetzt das Geld zurückgeben." She argues that being direct is more honest and that the examiner will value authenticity. The letter must be 180–200 words.
1. Explain in German (about 80 words) why the opening and the quoted sentence do not meet the task requirements, referring to register, function and audience.
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Die Anrede „Hi liebes Team!" ist zu informell für einen Beschwerdebrief an eine Institution, mit der ein Vertragsverhältnis besteht. Der zitierte Satz vermischt Umgangssprache („echt uncool") mit einer Drohung („ihr müsst jetzt"), was weder der formalen Registervorgabe noch der Funktion eines sachlichen Beschwerdebriefs entspricht. Die Adressaten sind eine Geschäftsleitung, nicht Freunde; sie reagieren eher auf klare, höfliche Forderungen als auf Vorwürfe. „Authentizität" rechtfertigt keinen Registerbruch, weil die Aufgabe einen bestimmten Kontext vorgibt: formell, sachlich, bestimmt, aber nicht aggressiv.
2. Rewrite the student's two problematic elements in German so they fit the task: a suitable salutation and a reformulated demand of about 30 words that stays polite but firm.
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Anrede: „Sehr geehrte Damen und Herren,". Forderung: „Da zwei der vier Wochen nicht wie angekündigt von qualifiziertem Lehrpersonal unterrichtet wurden und die zugesagte Konversationspraxis fehlte, bitte ich Sie um eine teilweise Rückerstattung von 240 Euro bis zum 15. März." Die Forderung nennt konkrete Fakten, einen Betrag und eine Frist, bleibt im „Sie"-Register und verzichtet auf emotionale Wertungen - das wirkt bestimmt, ohne unhöflich zu sein.