Writing a Complaint That Gets a Result
You are on a three-week Indonesian language program in Bandung. Your homestay room has a broken air conditioner, and the water in the shared bathroom is often cold in the mornings. You raised it verbally twice with the family's son, who said he would tell his parents, but nothing changed. You now have five days left. Your program coordinator has asked you to put the complaint in writing so she can follow up with the homestay provider. You must write in Indonesian, and you know that a direct, confrontational complaint could damage the relationship with a family you still live with for five days. You have 150-200 words and must be clear about what you want done.
1. Explain the register and structure you would choose for this written complaint, and justify why directness must be calibrated rather than maximised.
Read the worked answer
Register: sopan dan semi-formal, karena surat ini ditujukan kepada koordinator program, bukan langsung kepada keluarga. Namun isinya akan dibaca oleh penyedia homestay, jadi nada harus tetap menghormati keluarga.
Struktur:
- Pembuka yang hangat dan berterima kasih atas penerimaan keluarga.
- Pernyataan masalah yang faktual dan spesifik: AC rusak, air sering dingin pada pagi hari, sudah disampaikan dua kali secara lisan.
- Dampak yang konkret: sulit tidur, terganggu saat belajar.
- Permintaan yang jelas: perbaikan AC dan air panas pada jam tertentu, dengan tenggat sebelum program berakhir.
- Penutup yang menjaga hubungan baik.
Mengapa kesantunan harus dikalibrasi: Ari perlu hasil, bukan kemenangan. Jika terlalu langsung ('AC ini tidak pernah diperbaiki, ini tidak bisa diterima'), keluarga bisa merasa disalahkan di depan penyedia, dan Ari masih tinggal bersama mereka selama lima hari. Jika terlalu tidak langsung, masalah tidak akan selesai. Jadi kesantunan di sini bukan basa-basi, melainkan strategi agar permintaan ditanggapi tanpa merusak hubungan. Kuncinya: jelas tentang masalah dan permintaan, lembut tentang penilaian terhadap keluarga.
2. Draft two key sentences in Indonesian - one stating the problem and one making the request - and explain the language choices in each.
Read the worked answer
Kalimat masalah: 'Saya ingin menyampaikan bahwa AC di kamar saya sudah beberapa hari tidak berfungsi, dan air di kamar mandi sering dingin pada pagi hari.'
- Memakai 'Saya ingin menyampaikan' sebagai pembuka halus, bukan tuduhan.
- Fakta, bukan penilaian: menyebut 'tidak berfungsi' dan 'sering dingin', bukan 'keluarga tidak peduli'.
- 'Beberapa hari' memberi gambaran durasi tanpa menyebut angka yang terkesan menuntut.
Kalimat permintaan: 'Apabila memungkinkan, saya sangat berharap AC dapat diperbaiki sebelum program berakhir, dan apakah air panas dapat tersedia pada pagi hari? Saya akan sangat berterima kasih.'
- 'Apabila memungkinkan' dan 'sangat berharap' melembutkan permintaan tanpa mengaburkan isinya.
- Tenggat jelas ('sebelum program berakhir') memberi kepastian tindakan.
- Pertanyaan ('apakah ... dapat tersedia') membuat permintaan terasa sebagai ajakan bekerja sama, bukan perintah.
- Ucapan terima kasih menutup dengan hubungan yang tetap terjaga.
Penilaian: Pasangan kalimat ini menunjukkan prinsip inti - kejelasan isi dan kelembutan nada tidak saling bertentangan. Jawaban yang baik menyebut pilihan kata secara spesifik dan menghubungkannya dengan tujuan komunikatif, bukan sekadar menyatakan 'harus sopan'.