依頼メールの丁寧さと締切の調整
大学2年のケンさんは、ゼミのグループ発表の準備を担当している。発表は10日後で、資料の印刷を業者に依頼する必要がある。業者の締切は7日後、グループ内の最終確認には3日かかる。ところが、資料の図表を作成する担当のユキさんから「アルバイトのシフトが重なり、5日後まで図表が完成しない」と連絡が来た。ケンさんは先生にも相談せず、業者に締切の延長を頼むメールを書こうとしている。メールの下書きには「締切を延ばしてください。間に合わないと困ります」とだけ書かれている。グループには他に4人のメンバーがいる。
1. ケンさんが最初に取るべき行動は何か。優先順位を根拠とともに述べなさい。
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最初に取るべきは、業者への延長依頼ではなく、グループ内と先生への相談である。理由は次の通り。
- 図表が5日後に完成しても、最終確認に3日、印刷に必要な日数を考えると、7日後の業者締切に間に合うか再計算が必要である。
- 延長が可能かは業者しか判断できないが、延長できない場合に備え、図表の簡略化や分担の変更という代替案を先に検討できる。
- 先生への報告は、成績に関わる発表の遅延リスクを共有する意味で優先度が高い。
つまり、外部への依頼の前に、内部で情報を共有し代替案を用意するのが適切な順序である。
2. 下書きのメールを送る前に、どの点を修正すべきか。ビジネスメールの観点から具体的に述べなさい。
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下書きには、宛名・名乗り・謝罪・具体的な事情・代替案・結びが欠けている。修正点は次の通り。
- 宛名と名乗りを入れる（「株式会社～ ご担当者様」「～大学のケン・～です」）。
- 一方的な命令「延ばしてください」を依頼表現「延長していただけないでしょうか」に変える。
- 「間に合わないと困ります」は自分の都合の押しつけに見えるため、「弊グループの準備遅れにより」と原因を自分の側に置く。
- 新しい希望締切日を具体的な日付で示し、可能な範囲で調整をお願いする。
- 延長が難しい場合の代替案（分納・データ入稿）を添える。
これにより、相手に配慮しつつ要件が明確な依頼になる。