Diagnostic de gestion et expression écrite d'une PME agroalimentaire
La PME Sahel Yaourt emploie 22 salariés et produit des yaourts artisanaux. Son chiffre d'affaires est passé de 85 millions à 78 millions de F CFA en deux ans, alors que le marché local croît de 6 % par an. Le taux d'absentéisme atteint 18 %, contre 5 % en moyenne dans le secteur. Le directeur cumule les fonctions de gérant, de responsable commercial et de responsable de production. Les livraisons sont en retard une fois sur trois, et deux gros clients ont quitté l'entreprise en six mois. Le personnel se plaint du manque de communication et d'un entrepôt surchargé où les produits périment. La marge nette est passée de 9 % à 3 %.
1. Établissez un diagnostic interne de l'entreprise en distinguant les forces, les faiblesses et leurs causes profondes.
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Forces : produit artisanal différencié, effectif de 22 salariés permettant une réactivité, clientèle existante malgré les départs, marché local en croissance de 6 % par an - le potentiel existe.
Faiblesses : baisse du CA de 8,2 % sur deux ans (85 → 78 millions) alors que le marché croît ; marge nette divisée par trois (9 % → 3 %) ; absentéisme de 18 % contre 5 % dans le secteur ; retards de livraison (1 sur 3) ; perte de deux gros clients ; périssabilité des produits en entrepôt.
Causes profondes : (1) concentration du pouvoir - le directeur cumule trois fonctions, ce qui empêche la délégation et la prise de décision rapide ; (2) défaut de communication interne - l'absentéisme élevé est souvent le symptôme d'un climat social dégradé et d'un manque de sens au travail ; (3) gestion logistique défaillante - l'entrepôt surchargé et les ruptures/retards indiquent une absence de gestion des stocks et de planification de la production ; (4) perte de clients - conséquence directe des retards et de la qualité de service.
Le diagnostic montre que la cause racine est organisationnelle, pas commerciale : le problème n'est pas la demande, c'est la capacité à la servir.
2. Proposez un plan d'action hiérarchisé avec des indicateurs de suivi mesurables.
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Priorité 1 - Déléguer et clarifier les rôles (0-3 mois) : nommer un responsable commercial et un responsable production, le directeur conserve la stratégie. Indicateur : un organigramme écrit, deux délégations formalisées, réunion hebdomadaire de coordination.
Priorité 2 - Gestion des stocks et de la production (0-6 mois) : mettre en place un inventaire permanent, une fiche de stock par produit, une règle de rotation FIFO dans l'entrepôt, et un planning de production hebdomadaire. Indicateurs : taux de retard de livraison ramené de 33 % à moins de 10 % ; taux de produits périmés inférieur à 2 % ; taux de service supérieur à 95 %.
Priorité 3 - Climat social (0-6 mois) : réunion mensuelle d'information, entretiens individuels, analyse des causes d'absence. Indicateurs : absentéisme ramené de 18 % à 8 % en un an ; taux de participation aux réunions supérieur à 80 %.
Priorité 4 - Reconquête commerciale (6-12 mois) : visiter les deux clients perdus, enquête de satisfaction, contrat de service avec engagement de délai. Indicateurs : CA stabilisé puis en croissance de 5 % ; marge nette remontée à 6 %.
Suivi : tableau de bord mensuel avec ces cinq indicateurs, revu en comité de direction.
3. Rédigez une note de synthèse de 120 à 180 mots destinée au directeur, en français professionnel, pour le convaincre d'agir.
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Note à l'attention du directeur - Objet : diagnostic et plan de redressement
Monsieur le Directeur,
Les chiffres de Sahel Yaourt révèlent une situation préoccupante : notre chiffre d'affaires a reculé de 8 % en deux ans, alors que le marché progresse de 6 %. Notre marge nette est passée de 9 % à 3 %, l'absentéisme atteint 18 % et un tiers des livraisons arrive en retard. Deux clients majeurs nous ont quittés.
L'analyse montre que la cause principale n'est pas commerciale mais organisationnelle. La concentration des fonctions entre vos mains ralentit les décisions ; l'absence de gestion des stocks provoque des pertes de produits et des retards ; le climat social se dégrade faute de communication.
Nous proposons quatre actions hiérarchisées : déléguer les fonctions commerciale et de production, instaurer une gestion rigoureuse des stocks, rétablir un dialogue social mensuel et reconquérir les clients perdus. Des indicateurs mensuels permettront de mesurer les progrès : taux de retard sous 10 %, absentéisme sous 8 %, marge nette à 6 %.
Ces mesures sont réalistes et peu coûteuses. Sans décision rapide, la trésorerie se dégradera davantage. Nous sollicitons votre accord pour lancer la première phase dès ce mois.
Respectueusement.