Conflito entre transparência ativa e proteção de dados em portal
O setor de informática de um órgão público precisa publicar, no portal da transparência, a relação de servidores que receberam diárias no último trimestre. A base contém nome completo, CPF, cargo, lotação, valor da diária, destino, período e número do processo. A equipe propõe publicar a planilha integral em formato aberto, argumentando que transparência é a regra. O encarregado de dados alerta para risco de exposição excessiva. Há 380 registros, dos quais 12 referem-se a servidores em atividades de inteligência e 5 a servidores que solicitaram proteção por risco pessoal. O prazo legal de publicação é de dez dias e a equipe não tem ferramenta automatizada de anonimização. O chefe imediato está em viagem e pediu que a equipe resolvesse sem esperar.
1. Quais dados devem ser publicados, quais devem ser suprimidos e como a equipe deve proceder diante da ausência do chefe?
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A publicação deve observar a lógica de máxima divulgação com proteção de dados pessoais. Publicam-se os dados necessários ao controle social: nome do servidor (porque a identificação do agente público é, em regra, necessária à accountability), cargo, lotação, valor, destino, período e número do processo. Suprimem-se ou mascaram-se o CPF integral e qualquer dado que permita uso indevido, adotando máscara parcial ou dispensa do campo quando não essencial. Quanto aos 12 registros de atividades de inteligência e aos 5 de proteção por risco pessoal, aplica-se restrição de acesso, com fundamento motivado e registro em controle próprio, pois a divulgação pode comprometer segurança. Sem ferramenta automatizada, a equipe pode trabalhar com filtros e revisão manual em planilha, gerando versão pública e versão restrita. Sobre a ausência do chefe: a urgência do prazo não autoriza decisão sobre dados sensíveis sem registro. A equipe deve publicar a parte incontroversa, dentro do prazo, e encaminhar por escrito a decisão sobre os casos restritos ao substituto formal, documentando critério, responsável e data. Assim, cumpre-se o prazo sem expor dados indevidamente e sem criar decisão informal.
2. Como estruturar o registro da decisão para que ela seja auditável depois?
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O registro deve permitir reconstruir o caminho decisório. Recomenda-se um termo único contendo: identificação do conjunto publicado, data e responsável técnico; lista dos campos divulgados e dos suprimidos, com justificativa campo a campo; critério de mascaramento aplicado ao CPF; relação dos registros excluídos da versão pública, com fundamento genérico por categoria (segurança de agentes, risco pessoal), sem detalhar informação sensível; indicação do substituto que autorizou a restrição e horário; versão do arquivo, com hash, para comprovar o que foi publicado; e local de guarda da versão restrita, com controle de acesso. Deve-se também registrar que a decisão é revisável, com prazo de reavaliação e canal para pedidos de acesso. Por fim, o termo deve ser arquivado no processo correspondente e comunicado ao encarregado de dados, formando trilha que permita ao controle interno verificar se a restrição foi motivada e proporcional, e não meramente conveniente.