Prestação de contas com saldo de convênio e despesa sem lastro
Na análise da prestação de contas anual de uma fundação pública de pesquisa, a equipe identifica um convênio de R$ 4,8 milhões com um município para implantação de laboratório. O relatório de cumprimento do objeto atesta execução de 100%, mas a conciliação bancária mostra saldo remanescente de R$ 390 mil na conta específica, devolvido somente oito meses após o encerramento da vigência. Há notas fiscais de R$ 620 mil emitidas por empresa que, segundo consulta, teve baixa por incorporação antes da emissão das notas. O setor financeiro informa que os pagamentos foram feitos por ordem do gestor do convênio, sem ateste de recebimento. A fundação não apresentou conciliação entre o plano de trabalho e as despesas realizadas, e o parecer do conselho fiscal recomenda aprovação com ressalvas por 'questões formais'.
1. Como a equipe deve qualificar a irregularidade e que efeitos propor para as contas?
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O caso não é de falha formal. Há três núcleos: saldo remanescente mantido indevidamente por oito meses, despesas de R$ 620 mil com documentos emitidos por pessoa jurídica inexistente na data e pagamentos sem ateste. O primeiro gera dever de devolução com atualização e possível multa; os demais apontam dano ao erário e indício de fraude, o que exige tratamento distinto da simples impropriedade.
A equipe deve propor: ressarcimento do saldo com acréscimos legais; glosa das despesas sem lastro documental válido, salvo se comprovada a efetiva entrega do bem ou serviço por outra evidência idônea; e apuração de responsabilidade do gestor que autorizou pagamentos sem ateste. A qualificação das contas deve considerar a gravidade e a materialidade: R$ 620 mil em R$ 4,8 milhões é relevante e atinge a regularidade da aplicação de recursos, o que tende a afastar a aprovação com ressalvas proposta pelo conselho fiscal.
É preciso ouvir os responsáveis antes de concluir, garantir contraditório e separar o que é falha da fundação do que é conduta individual. O parecer que trata tudo como 'formal' é ele próprio um achado de controle, pois subestima risco e pode indicar falha do órgão de supervisão.
2. Que procedimentos a equipe deve executar para distinguir irregularidade formal de dano ao erário?
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A distinção depende de evidência de que o recurso produziu o resultado previsto. Para o saldo, basta a conciliação bancária e o extrato da conta específica, confrontados com as datas de vigência e de devolução. Para as notas fiscais, a equipe deve obter a situação cadastral da empresa na data de emissão, verificar se houve sucessão ou incorporação com emissão por nova denominação, e buscar evidência alternativa de entrega: termo de recebimento, registro de patrimônio, laudo de instalação, ordens de serviço.
Para os pagamentos sem ateste, deve confrontar autorização, ordem bancária e comprovante de entrega, e verificar quem eram o gestor e os fiscais designados. Para a execução do objeto, deve visitar o laboratório, conferir bens patrimoniados e comparar o plano de trabalho com as despesas, item a item. A ausência de conciliação é falha de controle que impede a própria verificação e deve ser tratada como achado autônomo, com determinação para implantar rotina de conciliação.
O raciocínio central: documento inválido não prova despesa, mas a despesa pode ser provada por outros meios. Se a entrega for comprovada, cabe glosa parcial e multa por falha de controle; se não for, há dano e deve-se instaurar tomada de contas especial, sem prejuízo da apuração disciplinar e da representação ao Ministério Público se houver indício de crime.