Bauantragsverfahren: Durchlaufzeit halbieren bei neun beteiligten Ämtern
Die Stadtverwaltung Kronsfeld (92.000 Einwohner) bearbeitet jährlich 2.100 Bauanträge. Neun Ämter sind beteiligt; die Akte wandert als Papierordner zwischen den Häusern, teils per Hauspost. Die mittlere Durchlaufzeit beträgt 47 Arbeitstage, gesetzlich gefordert sind im Regelfall zwei Monate, in 31 Prozent der Fälle wird die Frist gerissen. Der Stadtrat hat 350.000 Euro für ein Fachverfahren bewilligt, das parallel zur Neuordnung der Abläufe eingeführt werden soll. In Workshops zeigen sich Zielkonflikte: Das Bauordnungsamt will die Vollständigkeitsprüfung vor dem Verteiler, das Umweltamt besteht auf eigener Prüfung jedes Antrags, der Datenschutzbeauftragte fordert Löschfristen für Gutachterdaten. Ein Amt weigert sich, digitale Akten zu führen, „solange die Unterschrift fehlt“. Die IT hat zwei Stellen, das Fachverfahren soll in zwölf Monaten produktiv sein. Der Personalrat verlangt eine Dienstvereinbarung vor der Pilotierung. Die Verwaltungsspitze erwartet eine Senkung auf 20 Arbeitstage, der Kämmerer rechnet mit 180.000 Euro jährlichem Nutzen aus kürzeren Fristen und weniger Widersprüchen.
1. Der Stadtrat will die Durchlaufzeit halbieren. Analysieren Sie mit den vorliegenden Zahlen, wo die größten Hebel liegen, und begründen Sie, welche Maßnahmen Sie dem Lenkungskreis zuerst vorschlagen.
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Ausgangslage: 47 auf 20 Arbeitstage bedeutet 57 Prozent Reduktion. Diese Größenordnung erreicht man fast nie durch schnelleres Bearbeiten, sondern durch weniger Warten zwischen den Schritten.
Schritt 1 – Messen statt raten (2 bis 3 Wochen): Zeitstempel je Vorgang und je Amt aus dem Papierlauf rekonstruieren, Liegezeit und Bearbeitungszeit trennen, Falltypen bilden (Neubau, Anbau, Nutzungsänderung). Zu prüfende Hypothese: Der Anteil echter Bearbeitung liegt im einstelligen Prozentbereich der Durchlaufzeit.
Schritt 2 – Hebel nach Wirkung sortiert:
- Vollständigkeitsprüfung zentral vor dem Verteiler statt nacheinander in neun Ämtern; adressiert die häufigste Rückweisungsschleife.
- Parallelisierung statt Sequenz: Verteiler an alle Ämter gleichzeitig, mit Frist und Eskalationsstufe.
- Fristen- und Wiedervorlagemanagement mit verbindlicher Vertretungsregel.
- Falltypisierung mit Standardumläufen für einfache Vorhaben.
Schritt 3 – Realistisches Ziel: 20 Tage für alle Falltypen ist unerreichbar. Vorschlag an den Lenkungskreis: 20 Tage für einfache Fälle (etwa 55 Prozent), 35 Tage für komplexe Fälle, mit Messpunkt nach sechs Monaten.
Begründung der Reihenfolge: Organisatorische Maßnahmen wirken ohne Software und sind reversibel; das Fachverfahren soll den neuen Ablauf abbilden, nicht den alten beschleunigen. Wer zuerst kauft, zementiert den Ist-Prozess für die nächsten zehn Jahre – und die 350.000 Euro werden dann zur Rechtfertigung dafür, nichts mehr zu ändern.
2. Wie lösen Sie den Zielkonflikt zwischen zentraler Vollständigkeitsprüfung, paralleler Ämterbeteiligung und der Forderung des Umweltamts, jeden Antrag selbst zu prüfen?
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Analyse: Es treffen drei Forderungen unterschiedlicher Qualität aufeinander. Die Vollständigkeitsprüfung vor dem Verteiler ist eine Prozessregel – verhandelbar, fachlich meist richtig. Löschfristen sind eine rechtliche Anforderung, nicht verhandelbar, und müssen vor Produktivstart geklärt sein. „Umweltamt prüft jeden Antrag selbst“ ist eine Zuständigkeitsfrage, keine Prozessfrage – und wird häufig als Prüftiefe getarnt.
Vorgehen:
- Prüftiefe statt Prüfung ja/nein. Fallklassen bilden: Bagatellvorhaben mit dokumentierter Standardstellungnahme, prüfintensive Vorhaben mit voller Prüfung. Die rechtliche Zulässigkeit einer Delegation lässt das Rechtsamt bestätigen, nicht die IT.
- Kriterien schriftlich. Je Fallklasse festhalten: wer prüft, in welcher Tiefe, mit welcher Frist, mit welcher Folge bei Fristversäumnis.
- Konflikt sichtbar machen, nicht glätten. Die Varianten mit ihren Folgen für Durchlaufzeit und Haftungsrisiko in den Lenkungskreis geben; dort entscheiden die Amtsleitungen, nicht die Projektleitung.
- Entscheidung dokumentieren. Bleibt es bei der Vollprüfung, ist das eine bewusste Entscheidung mit Kostenfolge – schriftlich, damit sie später nicht der IT angelastet wird.
- Datenschutz früh einbinden. Das Löschkonzept für Gutachterdaten gehört in die Ausschreibung; sonst wird es ein Nachtrag kurz vor Produktivstart.
Kern des Vorgehens: Die Projektleitung moderiert den Konflikt, sie entscheidet ihn nicht. Wer ihn selbst entscheidet, verliert die Amtsleitungen als Mitwirkende.
3. Welche Anforderungen formulieren Sie an das Fachverfahren, damit die Abläufe nicht einfach digital nachgebaut werden? Nennen Sie funktionale und nichtfunktionale Anforderungen mit Begründung.
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Grundsatz: Anforderungen beschreiben den Soll-Ablauf, nicht die Oberfläche des Ist-Ablaufs. Jede Anforderung braucht eine Begründung und ein Prüfkriterium, sonst wird sie in der Abnahme zur Geschmacksfrage.
Funktional:
- Workflow mit parallelen Zweigen, Vertretungsregeln und Fristen inklusive Eskalation an die Amtsleitung.
- Vollständigkeitsprüfung als abschließender Schritt mit Checkliste je Antragstyp, bevor der Verteiler ausgelöst wird.
- Elektronische Akte mit nachvollziehbarer Versionierung und Protokoll (wer, wann, was, mit welcher Begründung).
- Ersetzendes Scannen: Zulässigkeit und Aufbewahrungsanforderungen sind vom Rechtsamt zu bestätigen, bevor die Papierakte abgeschaltet wird. Die Unterschriftsfrage ist damit kein technisches, sondern ein Rechts- und Organisationsproblem.
- Lösch- und Aufbewahrungskonzept je Dokumentenart, technisch erzwungen statt als Handlungsanweisung im Leitfaden.
- Schnittstellen zu den Fachverfahren der Ämter mit definiertem Datenformat statt Dateiablage.
Nichtfunktional: Massendatenexport für Statistik und Anfragen, Verfügbarkeit während der Dienstzeiten, Protokollierung, Barrierefreiheit.
Ausschreibungsregel: Jede Anforderung erhält Priorität (muss/soll/kann) und einen benannten Verantwortlichen aus dem Fachbereich. Anforderungen ohne benannten Nutzen werden gestrichen – sonst entsteht ein digitaler Papierordner mit allen neun Schleifen, nur schneller.