Anforderungsmanagement und Prozessgestaltung
Der Bereich Anforderungsmanagement und Prozessgestaltung prüft, ob du Anforderungen ermitteln, prüfbar formulieren, priorisieren und gegen Änderungen absichern kannst – und ob du Prozesse so gestaltest, dass sie messbar besser werden.
Anforderungsarten
- Funktional: was das System leisten soll (Leistungs-, Verarbeitungs-, Verhaltensanforderungen).
- Nicht-funktional: Qualität und Randbedingungen – Performance, Verfügbarkeit, Sicherheit, Bedienbarkeit, Wartbarkeit, Recht.
- Randbedingung: nicht verhandelbar (Gesetz, Plattform, Budget).
Qualitätskriterien einer Anforderung
Eindeutig, vollständig, konsistent, prüfbar, priorisiert, verfolgbar, lösungsneutral. Setze „muss“ (Pflicht), „soll“ (Regel mit begründeter Ausnahme) und „kann“ (Option) bewusst ein.
Ermittlung und Absicherung
Techniken: Interview, Workshop, Beobachtung, Dokumentenanalyse, Fragebogen, Prototyping – Auswahl nach Zugänglichkeit der Stakeholder und Reifegrad des Problems. Ergebnis: Lastenheft (Auftraggeber: was und wofür) gegenüber Pflichtenheft (Auftragnehmer: wie). Jede Anforderung erhält ID, Quelle, Akzeptanzkriterium und Priorität (MoSCoW). Änderungen laufen als Change Request mit Impact-Analyse über Aufwand, Termin, Qualität und Risiko – nicht als Zuruf.
Prozessgestaltung
Von der Prozesslandkarte über die Ist-Aufnahme (BPMN, EPC) zur Schwachstellenanalyse: Medienbrüche, Wartezeiten, Schleifen, Doppelprüfungen, unklare Verantwortung (RACI). Kennzahlen: Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit, Liegezeit, Prozesskosten pro Fall, First-Pass-Yield, Automatisierungsgrad.
Worked example
Workshop-Ergebnis: „Die Antragserfassung soll komfortabler und schneller werden.“ Nicht prüfbar, daher nicht abnahmefähig. Umschreibung: „Ein Sachbearbeiter erfasst einen vollständigen Förderantrag in höchstens 4 Minuten ab Login, gemessen an 20 Testfällen mit Normdatensatz. Pflichtfelder werden beim Speichern validiert; fehlt ein Wert, erscheint eine Fehlermeldung mit Feldnamen und der Datensatz wird nicht gespeichert.“ Begründung: messbare Größe (Zeit), Bezugsgröße (Testfälle), eindeutiges Verhalten (Validierung), definierter Grenzfall (Speichern verhindert). Priorität: Muss; das Akzeptanzkriterium für den Test ist direkt ableitbar. Prozessseitig gilt: Liegt die Durchlaufzeit bei 6 Tagen, davon 4 Tage Liegezeit vor der Prüfung, bringt eine schnellere Erfassung fast nichts – die Liegezeit ist die Engstelle.
Fallen
- Lösung als Anforderung formulieren („Es muss Tool X sein“) statt das Problem.
- Nicht-funktionale Anforderungen vergessen und im Betrieb nachverhandeln.
- Alles auf „Muss“ setzen; Priorisierung ohne Nutzenbegründung ist wertlos.
- Am falschen Glied optimieren: Bearbeitungszeit verkürzen, obwohl die Liegezeit dominiert.