Formální e-mail o vrácení zálohy za kurz
Přihlásili jste se do večerního kurzu češtiny pro cizince na úrovni B2 v jazykové škole v Praze. Kurzovné je 12 900 Kč, záloha 6 500 Kč. Škola vám 5. září poslala e-mail, že záloha je nevratná při zrušení méně než 14 dní před začátkem kurzu. Kurz začíná 1. října. Vy jste 10. září napsali, že kurz rušíte ze zdravotních důvodů, a doložili jste potvrzení od lékaře. Škola přesto 15. září strhla celou zálohu a poslala vám upomínku na doplatek 6 400 Kč s tím, že „záloha propadá vždy“. Ve smlouvě, kterou jste podepsali, je však věta: „Při zrušení ze zdravotních důvodů doloženém lékařem vrátí škola záložku v plné výši.“ Máte e-mail, potvrzení i smlouvu. Potřebujete napsat formální e-mail koordinátorce kurzu, Mgr. Janě Svobodové.
1. Které informace musíte v e-mailu uvést a které naopak vynechat?
Read the worked answer
Musíte uvést: datum přihlášení a začátek kurzu (1. října), datum zrušení (10. září), tedy 21 dní předem, ne 14; částku zálohy 6 500 Kč a chybnou upomínku 6 400 Kč; lékařské potvrzení; a smluvní klauzuli o vrácení zálohy při zdravotním zrušení. Naopak vynechejte emoce („nechápu, že...“), spekulace o tom, že škola je neférová, a informace o vašich osobních důvodech nad rámec lékařského potvrzení. Nezmiňujte ani jiné kurzy, které jste absolvovali; nejsou relevantní. Cíl e-mailu je dosáhnout vrácení zálohy a storna upomínky, ne vyjádřit rozhořčení.
2. Napište úvodní odstavec e-mailu (3–4 věty) tak, aby byl formální a obsahoval hlavní žádost.
Read the worked answer
Vážená paní magistro Svobodová, píšu Vám ohledně zrušení kurzu češtiny B2, na který jsem se přihlásil/a. Dne 10. září jsem kurz zrušil/a z lékařských důvodů a doložil/a potvrzením od lékaře; kurz začínal 1. října, tedy více než 14 dní předem. Podle smlouvy, kterou jsem podepsal/a, se při zdravotním zrušení doloženém lékařem vrací záloha v plné výši. Proto Vás žádám o vrácení zálohy 6 500 Kč a o storno upomínky na 6 400 Kč. Dokumenty přikládám.
3. Jaký tón a jaké řešení navrhnete? Co uděláte, pokud škola nevyhoví?
Read the worked answer
Tón má být zdvořilý, ale pevný a věcný: žádné obviňování, ale jasná žádost a lhůta. Navrhněte konkrétní řešení: vrátit 6 500 Kč do 10 pracovních dnů a zrušit upomínku; nabídněte doplnění dokladů, pokud je škola potřebuje. Uveďte, že chcete písemné potvrzení. Pokud škola nevyhoví, zvažte stížnost vedení školy nebo spotřebitelskou poradnu. Nedoporučuji psát, že „jinak půjdete k soudu“ hned v prvním e-mailu; to zvyšuje konflikt a může oslabit ochotu spolupracovat.